Estamos acostumados a valorizar as aparências, mesmo correndo o risco
de cometer erros enormes. Acúmulo de trabalho, por exemplo, pode ser sinônimo
de desorganização, excesso de centralização e dinheiro indo para o ralo.
Quem já viveu um pouco mais certamente se lembra de colegas, chefes ou
diretores que mantinham, por hábito, mesas com grandes pilhas de papéis. Esta
prática dava a impressão de importância, de muita ocupação e excesso de responsabilidades. Conseguir um tempo para discutir qualquer
assunto com uma pessoa dessas era quase impossível, pois estava sempre
assoberbado de trabalho que se acumulava sobre a mesa a olhos vistos.
Aqueles que sempre deixam as mesas e arquivos organizados parecem nada
ter para fazer, e acabam recebendo mais e mais trabalho para ocuparem-se o dia
todo. Aos poucos, observou-se que o rendimento das pessoas organizadas é maior
e emprega menor esforço, exatamente como Taylor (1856/1915), considerado o pai
da administração científica, pregava. Segundo ele, as tarefas devem ser
realizadas de modo mais inteligente e com a máxima economia de esforço.
Quando a prática da mesa cheia é de um “colaborador raso”, todos ficam
à vontade para criticá-lo, mas se isso ocorre com o chefe ou o empresário fica mais
difícil chamar a atenção, mas é evidente que tal desorganização atrapalha o bom
desenvolvimento do trabalho.
A organização não deve parar apenas na mesa, mas no arquivo, no
computador, na agenda e em tudo que envolve a nossa vida. É preciso dividir as
tarefas do dia em urgente, importante e o que é pura pressão de
alguém, mas sem importância. Organizar os arquivos digitais é de suma
importância para ganhar rapidez no momento de procurá-los, e criar uma
estrutura de cópia de segurança é fundamental. Quem não conhece pessoas que
perderam informações importantes devido à queima ou roubo do computador?
Adote um sistema de gestão eficaz que permita medir o tempo despendido
em cada tarefa e estude aquelas que tomam tempo demasiado para racionalizá-las.
Peter Drucker, conhecido como o pai da administração moderna, afirmava que não
se gerencia o que não se pode medir.
Especialmente nas empresas prestadoras de serviços de contabilidade, a
organização é fundamental para atrair o cliente e oferecer serviços com
qualidade, rapidez e com preços justos. O cliente não está disposto a remunerar
mais pela falta de organização que exige tempo maior na execução das tarefas.
Um trabalhador normal está disponível para a empresa em torno de 190
horas mensais. Deduzidas as faltas, treinamentos, reuniões, lanches e outras paradas,
descobre-se que dificilmente as horas mensais vendidas são superiores a 140.
Horas vendidas são aquelas disponibilizadas para executar serviços “produto
final” ou diretamente para o cliente.
Apure o valor da hora vendida somando salário, encargos sociais e
benefícios. Aproprie os gastos fixos da empresa e encontre o custo da hora do
colaborador. Agora controle o tempo desperdiçado em
função da desorganização e descubra quanto dinheiro a empresa está jogando no
lixo.
A organização não é ocupação de quem não tem nada para fazer. Conheço empresas
que estão com muita ociosidade e o desastre organizacional é grande. O lucro se
busca nas pequenas ações organizadas em que o tempo não é desperdiçado. Busque
pessoas que trabalham de forma sistematizada, que deixam na sua mesa apenas os
documentos dos serviços que estão sendo executados e faça disso um princípio da
sua empresa para ganhar muito tempo e aumentar o lucro.
Gilmar Duarte da Silva é
empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis.
Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".
Tags: organização, arquivo, tempo, qualidade, medir, lucro
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