domingo, 23 de junho de 2013

Organização: sinônimo de lucro ou ocupação de quem não tem nada para fazer?

Estamos acostumados a valorizar as aparências, mesmo correndo o risco de cometer erros enormes. Acúmulo de trabalho, por exemplo, pode ser sinônimo de desorganização, excesso de centralização e dinheiro indo para o ralo.

Quem já viveu um pouco mais certamente se lembra de colegas, chefes ou diretores que mantinham, por hábito, mesas com grandes pilhas de papéis. Esta prática dava a impressão de importância, de muita ocupação e excesso de responsabilidades.  Conseguir um tempo para discutir qualquer assunto com uma pessoa dessas era quase impossível, pois estava sempre assoberbado de trabalho que se acumulava sobre a mesa a olhos vistos.

Aqueles que sempre deixam as mesas e arquivos organizados parecem nada ter para fazer, e acabam recebendo mais e mais trabalho para ocuparem-se o dia todo. Aos poucos, observou-se que o rendimento das pessoas organizadas é maior e emprega menor esforço, exatamente como Taylor (1856/1915), considerado o pai da administração científica, pregava. Segundo ele, as tarefas devem ser realizadas de modo mais inteligente e com a máxima economia de esforço.

Quando a prática da mesa cheia é de um “colaborador raso”, todos ficam à vontade para criticá-lo, mas se isso ocorre com o chefe ou o empresário fica mais difícil chamar a atenção, mas é evidente que tal desorganização atrapalha o bom desenvolvimento do trabalho.

A organização não deve parar apenas na mesa, mas no arquivo, no computador, na agenda e em tudo que envolve a nossa vida. É preciso dividir as tarefas do dia em urgente, importante e o que é pura pressão de alguém, mas sem importância. Organizar os arquivos digitais é de suma importância para ganhar rapidez no momento de procurá-los, e criar uma estrutura de cópia de segurança é fundamental. Quem não conhece pessoas que perderam informações importantes devido à queima ou roubo do computador?

Adote um sistema de gestão eficaz que permita medir o tempo despendido em cada tarefa e estude aquelas que tomam tempo demasiado para racionalizá-las. Peter Drucker, conhecido como o pai da administração moderna, afirmava que não se gerencia o que não se pode medir.

Especialmente nas empresas prestadoras de serviços de contabilidade, a organização é fundamental para atrair o cliente e oferecer serviços com qualidade, rapidez e com preços justos. O cliente não está disposto a remunerar mais pela falta de organização que exige tempo maior na execução das tarefas.

Um trabalhador normal está disponível para a empresa em torno de 190 horas mensais. Deduzidas as faltas, treinamentos, reuniões, lanches e outras paradas, descobre-se que dificilmente as horas mensais vendidas são superiores a 140. Horas vendidas são aquelas disponibilizadas para executar serviços “produto final” ou diretamente para o cliente.

Apure o valor da hora vendida somando salário, encargos sociais e benefícios. Aproprie os gastos fixos da empresa e encontre o custo da hora do colaborador. Agora controle o tempo desperdiçado em função da desorganização e descubra quanto dinheiro a empresa está jogando no lixo.

A organização não é ocupação de quem não tem nada para fazer. Conheço empresas que estão com muita ociosidade e o desastre organizacional é grande. O lucro se busca nas pequenas ações organizadas em que o tempo não é desperdiçado. Busque pessoas que trabalham de forma sistematizada, que deixam na sua mesa apenas os documentos dos serviços que estão sendo executados e faça disso um princípio da sua empresa para ganhar muito tempo e aumentar o lucro.



Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

Tags: organização, arquivo, tempo, qualidade, medir, lucro

domingo, 16 de junho de 2013

Utilize os pontos fortes da empresa para maximizar a rentabilidade

Alguns empresários contábeis se envolvem exageradamente com tarefas rotineiras e ficam sem tempo para conhecer os pontos positivos da empresa, razão pela qual deixam de melhorar a lucratividade.

Na semana passada escrevi sobre os pontos fracos das empresas e disse que conhecê-los e relacioná-los tem a finalidade transformá-los em pontos positivos ou, ao menos, controlá-los, para que não danifiquem a imagem da empresa. Durante toda a semana recebi muitos contatos de empresários da área contábil que se dispuseram a responder a pesquisa que estamos desenvolvendo. Outros queriam conhecer melhor a metodologia de precificação e ainda houve quem quis contribuir com a lista dos pontos fracos. A todos agradeço pela importante colaboração e carinho demonstrado.

Neste artigo, abordaremos os pontos fortes das empresas de contabilidade, de acordo com as respostas dos empresários que já responderam ao nosso questionário.

Pontos fortes são características ou recursos disponíveis que facilitam o cumprimento da missão da empresa. Estas características tornam a imagem da empresa mais atraente, respeitada e competitiva. É importante saber o que diferencia a sua empresa positivamente das demais, para potencializar esses pontos e extrair deles o máximo de benefícios.

Ao questionar o empresário contábil sobre os pontos positivos de sua empresa, percebi que o assunto desperta sua autoconfiança, demonstrada pelo semblante altivo. Ele então passa a relatar ponto por ponto, inclusive rarram considerações feitas pelos clientes, com muita satisfação e riqueza de detalhes. A relação dos pontos positivos, citada abaixo, crescerá muito mais à medida que intensificarmos as entrevistas, que poderão ser solicitadas através do endereço gilmarduarte@dygran.com.br.

Vejam as características positivas apontadas por diversos empresários entrevistados:

·         Know-how;
·         Agilidade;
·         Honestidade;
·         Atendimento ao cliente;
·         Qualificação dos colaboradores;
·         Gestão das tarefas e tempos dos colaboradores;
·         Controle do custo e precificação da hora vendida;
·         Departamento de TI (tecnologia da informação) interno.

Conhecer o que diferencia positivamente sua empresa das demais é uma ferramenta de precificação, pois ela é baseada em três enfoques: custo, concorrência e valor percebido pelos clientes. Se o cliente reconhece a sua empresa com excelência em determinados serviços, cobre por eles valores acima dos praticados pelos concorrentes. O cliente saberá que isto é investimento, e não custo.


Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

Tags: pontos fortes, precificar, valor, imagem, lucro.

segunda-feira, 10 de junho de 2013

Quais são os pontos fracos das empresas contábeis e o que fazer para fortalecê-los?

Às vezes desconhecidos dos próprios fornecedores de mercadorias e/ou serviços, os pontos fracos da empresa são apontados pelos clientes com muita segurança.

Com o objetivo de conhecer um pouco mais a realidade das empresas contábeis do nosso país iniciei, há um mês, uma pesquisa com visitas às empresas contábeis. Nesta semana participei de mais uma reunião da Comissão de Precificação dos Serviços Contábeis (Copsec) do Sescap/PR, da qual faço parte, e visitei duas empresas contábeis. A pesquisa não tem data prevista para ser concluída, mas em seis meses deverá disponibilizar informações significativas e será possível começar a traçar o perfil do empresário contábil. Aqueles que desejarem ser visitados e participar da pesquisa podem fazer contato: gilmarduarte@dygran.com.br.

A pesquisa é ampla e aborda, além dos dados cadastrais, informações dos colaboradores, clientes, honorários, pontos forte e pontos fracos, finanças e diversos indicadores para medir o desempenho das empresas.

Neste artigo tratarei dos pontos fracos de uma empresa contábil, na visão dos empresários já entrevistados. Conhecer o lado negativo pode passar uma impressão pessimista, pois foca no que é feito sem competência. No entanto, esta atitude pode ser vista como a que proporciona informações de atuações deficientes que podem ser melhoradas. Se as falhas que comprometem a imagem de nossa empresa são conhecidas, temos a oportunidade de transformá-las em pontos positivos. Por exemplo, no levantamento apontou que a empresa é muito lenta para dar retorno às solicitações dos clientes, é possível trabalhar em prol da agilidade e conquistar o reconhecimento do cliente. Quando for impossível transformar pontos fracos em pontos fortes, devemos atuar no controle.

Ao questionar os empresários sobre os pontos fracos observei profunda reflexão dos mesmos, pois o assunto os deixa descontentes e com o sentimento de incapacidade para resolver. A maior frustração, no entanto, advém da comparação com o concorrente e da certificação de que em determinados pontos ele é melhor.

Os principais pontos fracos citados pelos empresários contábeis já pesquisados são:
·         Baixa qualificação dos colaboradores;
·         Alta rotatividade dos colaboradores;
·         Alto custo da folha de pagamento;
·         Deficiência na comunicação interna;
·         Dificuldade para manter-se atualizado;
·         Deficiência na comunicação externa (clientes);
·         Alta inadimplência dos clientes;
·         Concentração significativa do faturamento em poucos clientes;
·         Perda de clientes;
·         Concorrência desleal.

Os pontos fracos da sua empresa são os mesmos citados acima? Reúna os colaboradores, relacione os pontos fracos e aponte aqueles possíveis de reverter e os que deverão ser controlados. Seis meses mais tarde faça nova reunião para medir o progresso conquistado.


Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

Tags: pontos fracos, contábeis, contabilidade, gestão, defeitos, transformação

domingo, 2 de junho de 2013

Concorrência desleal, o caminho certo para a desvalorização da classe

É cada vez mais difícil sobreviver na selva em que o “leão” não é mais o governo, e sim colegas de profissão que praticam preço baixíssimo para atrair novos clientes. É possível trancá-los numa jaula a fim de impedir que provoquem tanto estrago e pânico?

O ser humano busca a zona de conforto, ou seja, um estágio no qual possa atuar com tranquilidade e sem nenhuma ameaça. Infelizmente ninguém consegue passar a vida toda desta forma. Para o refinamento do próprio ser humano na busca de tornar a vida mais interessante é necessário sair da zona de conforto. Daniel C. Luz, professor, consultor e palestrante, afirma que quem leva uma vida segura e previsível nunca saberá a pessoa extraordinária que realmente é. 

Lamentar a redução do mercado ou de clientes somente despertará em algumas pessoas o sentimento de pena a nosso respeito, o que não auxiliará em nada. Atividades com pouca concorrência já não existem mais. O mercado da prestação de serviços contábeis é abundante, mas se transformou em commodities, fazendo com que o grande diferencial passasse a ser o preço.

O concorrente que conquista clientes com a pratica de preços extremamente baixos sobreviverá? É possível que tenha dificuldades e talvez o seu negócio seja incapaz de gerar lucratividade suficiente para permitir uma vida financeira satisfatória. Por outro lado, honorário alto pode sugerir métodos de trabalho ineficientes, caso em que o concorrente, com mais eficiência, consegue obter lucro com honorários menores.

Não é possível trancar em jaulas os concorrentes sedentos de presas e que atacam com os dentes, mas manter atitude passiva para observar e lamentar o que está acontecendo é inadequado. Os desesperados sempre atacam isoladamente, então é fácil combatê-los, mas para isso é fundamental a união da classe na sua cidade.

Combata o predador com armas pontuais. Faça uma reflexão sobre os pontos abaixo:

·         Não adote tabela de preços;
·         Divulgue a empresa e os serviços e/ou produtos;
·         Prospecte novos clientes;
·         Não tenha medo de perder clientes que geram prejuízo;
·         Controle eficientemente os custos da empresa. Saiba que o custo da mão de obra da empresa contábil representa, ao menos, 50% do faturamento;
·         Estude e adote uma metodologia de precificação justa, coerente e com lucratividade;
·         Controle todas as atividades da sua empresa. O software PC Contábil, desenvolvido pela Comissão de Precificação dos Serviços Contábeis (Copsec/Sescap/PR) é uma ferramenta excepcional para controlar com eficiência;
·         Mantenha-se unido com a sua classe.

Quem busca a valorização atuando isoladamente, lamentando e praticando preços abaixo do custo para combater a concorrência está equivocado. A valorização só acontece com a participação engajada de colegas que partilham os mesmos princípios e sonhos. Busque participar ativamente nas associações de classe, apresente os problemas e contribua com sugestões e ações para viabilizar o crescimento da classe. Assim você também prosperará.


Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

Tags: valorização, honorário contábil, preço, concorrência desleal, zona de conforto