Organização: sinônimo de lucro ou ocupação de quem não tem nada para fazer?

Estamos acostumados a valorizar as aparências, mesmo correndo o risco de cometer erros enormes. Acúmulo de trabalho, por exemplo, pode ser sinônimo de desorganização, excesso de centralização e dinheiro indo para o ralo.

Quem já viveu um pouco mais certamente se lembra de colegas, chefes ou diretores que mantinham, por hábito, mesas com grandes pilhas de papéis. Esta prática dava a impressão de importância, de muita ocupação e excesso de responsabilidades.  Conseguir um tempo para discutir qualquer assunto com uma pessoa dessas era quase impossível, pois estava sempre assoberbado de trabalho que se acumulava sobre a mesa a olhos vistos.

Aqueles que sempre deixam as mesas e arquivos organizados parecem nada ter para fazer, e acabam recebendo mais e mais trabalho para ocuparem-se o dia todo. Aos poucos, observou-se que o rendimento das pessoas organizadas é maior e emprega menor esforço, exatamente como Taylor (1856/1915), considerado o pai da administração científica, pregava. Segundo ele, as tarefas devem ser realizadas de modo mais inteligente e com a máxima economia de esforço.

Quando a prática da mesa cheia é de um “colaborador raso”, todos ficam à vontade para criticá-lo, mas se isso ocorre com o chefe ou o empresário fica mais difícil chamar a atenção, mas é evidente que tal desorganização atrapalha o bom desenvolvimento do trabalho.

A organização não deve parar apenas na mesa, mas no arquivo, no computador, na agenda e em tudo que envolve a nossa vida. É preciso dividir as tarefas do dia em urgente, importante e o que é pura pressão de alguém, mas sem importância. Organizar os arquivos digitais é de suma importância para ganhar rapidez no momento de procurá-los, e criar uma estrutura de cópia de segurança é fundamental. Quem não conhece pessoas que perderam informações importantes devido à queima ou roubo do computador?

Adote um sistema de gestão eficaz que permita medir o tempo despendido em cada tarefa e estude aquelas que tomam tempo demasiado para racionalizá-las. Peter Drucker, conhecido como o pai da administração moderna, afirmava que não se gerencia o que não se pode medir.

Especialmente nas empresas prestadoras de serviços de contabilidade, a organização é fundamental para atrair o cliente e oferecer serviços com qualidade, rapidez e com preços justos. O cliente não está disposto a remunerar mais pela falta de organização que exige tempo maior na execução das tarefas.

Um trabalhador normal está disponível para a empresa em torno de 190 horas mensais. Deduzidas as faltas, treinamentos, reuniões, lanches e outras paradas, descobre-se que dificilmente as horas mensais vendidas são superiores a 140. Horas vendidas são aquelas disponibilizadas para executar serviços “produto final” ou diretamente para o cliente.

Apure o valor da hora vendida somando salário, encargos sociais e benefícios. Aproprie os gastos fixos da empresa e encontre o custo da hora do colaborador. Agora controle o tempo desperdiçado em função da desorganização e descubra quanto dinheiro a empresa está jogando no lixo.

A organização não é ocupação de quem não tem nada para fazer. Conheço empresas que estão com muita ociosidade e o desastre organizacional é grande. O lucro se busca nas pequenas ações organizadas em que o tempo não é desperdiçado. Busque pessoas que trabalham de forma sistematizada, que deixam na sua mesa apenas os documentos dos serviços que estão sendo executados e faça disso um princípio da sua empresa para ganhar muito tempo e aumentar o lucro.

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

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