segunda-feira, 29 de setembro de 2014

Multas do SPED x precificação dos serviços

As possíveis multas dos Speds assustam os contadores. Encontre tempo para se dedicar aos Speds com a precificação justa dos serviços.

Na semana passada retornei à cidade de Maceió para um encontro com os contadores da região, que debatem sobre diversos pontos polêmicos da classe. Um deles foi o tenebroso SPED, que os contadores ainda têm dificuldades para digerir, pois as alterações não param de acontecer. A partir de janeiro deve começar mais um, o SPED da folha de pagamento. Esta nova dificuldade só será vencida se houver dedicação e, mais uma vez, com muito estudo, pois os contadores já venceram diversas barreiras, como o Simples Nacional, assinatura digital, nota fiscal eletrônica, SPED contábil e o SPED Contribuições.

O outro grande entrave que os profissionais da contabilidade enfrentam é para precificar os seus serviços e fazer a gestão da equipe. Nesta agonia entendo que já vencemos uma significativa etapa: o reconhecimento de que é preciso buscar ajuda. Neste evento tive a honra de falar para mais de 60 contadores sobre a valoração do honorário e observei a participação ativa e interessada de todos eles.

Uma das dificuldades apontadas por este grupo de empresários contábeis é não conseguir cobrar de seus clientes pelos serviços acessórios prestados, a exemplo da constituição e alteração de empresas, recálculo de tributos por falta de pagamento ou mesmo o serviço de parcelamento dos tributos.

Esta postura impacta diretamente na rentabilidade, pois é um trabalho que exige a dedicação de muito tempo. Naturalmente, os clientes, sempre que possível, querem o trabalho bem executado, mas nem sempre estão dispostos a remunerar. Será que alguém consegue que uma diarista vá duas vezes por semana na sua casa pelo valor de uma diária? O supermercado onde você gasta R$ 500 por mês lhe dará adicionalmente um pacote de arroz ou uma garrafa de vinho sem o necessário pagamento? A escola do seu filho que cobra a mensalidade dará gratuitamente um ou mais livro cuja leitura foi solicitada pela professora?

Por qual motivo o contador deve executar gratuitamente serviços que não fazem parte do pacote contratado? Ao refletir sobre isto encontrei algumas possíveis razões, abaixo elencadas:
    . Não há contrato ou o que existe está mal elaborado e não estão claro quais serviços fazem parte do pacote contratado;
    . O contador desconhece técnicas para argumentar junto ao cliente e mostrar a importância, responsabilidade e tempo necessário para fazer o serviço;
    . Medo de perder o cliente;
    . Não sabe como precificar o serviço.

Se não consegue cobrar pelos serviços acessórios prestados o profissional  continuará na vala dos pobres mortais que passarão por esta vida somente para trabalhar como "um burro de carga", sem conquistar nada de reconhecimento. É igual aos escravos que trabalhavam até o limite de suas forças e em troca recebiam comida e um pequeno espaço para dormir. Quando "faziam corpo mole" eram chicoteados.

Como o profissional que apenas trabalha terá tempo de sobra para investir na preparação para as novas exigências? E pior, em serviços que não são remunerados? Às vezes ele se ilude e pensa que o cliente ficou satisfeito porque a alteração contratual foi de graça. Mas, ao contrário, normalmente ainda reclama, pois desconhece o tempo que a tarefa exige. Claro que a culpa não é do cliente, pois cabe a ao fornecedor informá-lo.

Para quem ainda costuma fazer todos os serviços de graça sugiro que reflita sobre esta postura. A dica para definir o valor a ser cobrado é a seguinte: apure o valor da hora vendida; estime o tempo que o serviço demandará; multiplique o tempo demandado pelo valor da hora. Este é o valor mínimo para prestar o  serviço.

Se recebe pelos serviços executados será possível contratar colaboradores e assim restará tempo para se dedicar ao estudo das novas exigências, como o SPED.


Tags: SPED, precificar, honorários, serviços, acessórios

domingo, 21 de setembro de 2014

Você sabe como otimizar a mão de obra dos colaboradores?

Obter maior rendimento da mão de obra é possível, mas demanda contas e comparações. Verifique quais são os clientes que exigem mais tempo e descubra os reais motivos para que isto aconteça.

Nas empresas prestadoras de serviços, o custo com a mão de obra é geralmente aquele que mais representa em relação ao faturamento. Segundo a Pesquisa Nacional das Empresas Contábeis (PNEC), o índice é de 45,23%, sem considerar o pró-labore dos sócios.

Índice tão expressivo naturalmente exige muita atenção dos gestores, pois ações acertadas gerarão custos menores e contribuirão para facilitar a penetração da empresa no mercado ou a própria lucratividade.

Para saber como a empresa está posicionada em relação aos custos com a mão de obra primeiramente deve-se totalizar todos os custos diretos com a mão de obra dos colaboradores (salários, benefícios, encargos sociais e trabalhistas etc.) e dividir pelo faturamento bruto. Depois, comparar com as pesquisas disponíveis.

A outra conta importante a ser feita é o balanceamento da mão de obra, ou seja, conhecer as horas disponíveis que a empresa possui para vender e aquelas efetivamente vendidas. De posse destas informações é possível fazer o balanceamento e saber se há ociosidade ou excedente de horas vendidas.

Para conhecer o tempo disponível calcule as horas médias que cada colaborador consegue efetivamente produzir. Por exemplo: na empresa que possui 10 colaboradores apurou-se que cada um produz 140 horas por mês, então são 1.400 horas para vender mensalmente.

Agora só falta descobrir quantas horas a empresa efetivamente já vendeu. Para fazer esta conta de forma bastante rápida tome o faturamento mensal e divida pelo preço de venda da hora trabalhada. (Se ainda não calculou a valor da hora sugiro que acesse www.gilmarduarte.com.br/2014/02/voce-conhece-o-preco-da-hora-trabalhada.html). Imagine que a empresa prestadora de serviços de contabilidade possui faturamento mensal de R$ 70 mil com base nos contratos (honorários fixos), e que o valor da hora vendida é de R$ 60,00. Então divida R$ 70.000,00 por R$ 60,00 e encontrará 1.167, que é o número de horas vendidas.

Ao deduzir as horas vendidas (1.167) das horas disponíveis (1.400) encontra-se a diferença de 233 horas, ou seja, 17%. Estas 233 horas podem ter as seguintes interpretações:
·         Ociosidade – há tempo disponível que poderá ser ocupado com a contratação de novos clientes;
·         Serviços acessórios – há tempo disponível, mas o mesmo é ocupado com serviços acessórios aos próprios clientes, tais como constituição e alteração de sociedades, elaboração de contratos, consultoria etc. Estes serviços são faturados aos clientes e normalmente o valor da hora é maior.
·         Ocupação desordenada do tempo – as tarefas são mal planejadas e acompanhadas, exigindo muito mais tempo para ser desenvolvidas.
·         Tempo excessivo – alguns clientes exigem muito tempo para executar todas as tarefas contratadas, o que sugere a renegociação do honorário (vender mais horas).

A partir do balanceamento deve-se buscar a redução máxima do tempo aplicado para executar cada tarefa, obtendo assim maior lucratividade ou preços mais competitivos.

Tags: balanceamento, custo, hora, honorário, Pnec, ociosidade, tempo

segunda-feira, 15 de setembro de 2014

Invista no tempo e conquiste mais lucro

Invista tempo nas coisas certas, pois é garantia da boa colheita. “Há tempo de nascer, e tempo de morrer; tempo de plantar, e tempo de arrancar o que se plantou” (Eclisiaste 3,2).


A falta de disciplina, organização ou ainda pode-se dizer um critério adequado para trabalhar, estudar ou fazer qualquer atividade torna ela pouco produtiva e maçante. Esta reação é natural, pois quando não se tem a técnica necessária para fazer bem determinada coisa, haverá pouco resultado e assim o desprazer em executá-la.

Para conseguir alto rendimento naquilo que fazemos e consequentemente a satisfação é necessário que sejamos bons naquilo. É fundamental investir tempo e recursos para atingir a meta de resultados positivos e o melhor de tudo é a satisfação. Popularmente se diz que quem faz aquilo que gosta não precisa trabalhar, mas trabalha muito mais, pois trata-se de uma atividade prazerosa e não de tarefa sofrível.

Entendo que a livre concorrência é adequada ao mercado, mesmo que muitas vezes nos fazem perder noites de sono para tentar compreender o melhor processo que permita ganhar dinheiro suficiente para manter o negócio, remunerar adequadamente os colaboradores, fazer novos investimentos e sobrar lucro.

A "Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos” coerentes disse Albert Einsten, e é com base nessa frase inspiradora que busco meios que permita-me enfrentar o mercado com respeito, mas decididamente pela lucratividade para todas as atividades que exerço e especialmente na profissão da prestação de serviços contábeis.

O método de precificar com base no tempo investido em cada cliente exige, especialmente, a aplicação do nosso tempo para a implantação, apontamento das tarefas e análise dos resultados. Alguns empresários da contabilidade dizem que não concordam em gastar tempo para controlar as tarefas e portanto ficam à espera de algum modelo que fará este processo automaticamente. Adoto este padrão há quase 4 anos e testemunha nas palestras e treinamentos as vantagens. Veja os principais benefícios que serão conquistados por quem o adota com disciplina:
·         Conhecer o tempo investido em cada cliente;
·         Saber a lucratividade por cliente;
·         Controle das atividades dos colaboradores;
·         Registro dos serviços acessórios para facilitar a cobrança;
·         Permite saber quais as atividades que precisam ou podem ser otimizadas;
·         Facilidade para o controle do banco de horas dos colaboradores;
·         Medir faltas abonadas, tempo dos serviços etc.;
·         Funciona como um diário, protocolo ou registro de informações p/ consultas e comprovação daquilo que foi feito.

Desejar melhor desempenho fazendo do jeito antigo pode ser uma ilusão no mundo moderno. Busque informações sobre esta metodologia e descubra que o custo necessário é muito pequeno em relação aos grandes benefícios que serão conquistados. Depois de algum tempo até parece milagre o volume de informações disponíveis para a tomada de decisão, mas é simplesmente a adoção de técnicas estudas por um grupo de abnegados empresários contábil.

Tags: custo, benefício, tempo, lucro, investimento 

segunda-feira, 1 de setembro de 2014

Quanto tempo é necessário para atender um cliente?

Saiba qual é a média de tempo destinada à prestação de serviços de contabilidade para um cliente e ateste sua eficiência.

Sinto-me renovado a cada reunião da Comissão de Precificação dos Serviços Contábeis (Copsec), do Sescap/PR, da qual participo. Assim aconteceu no encontro realizado nesta última sexta-feira, 29, na cidade de Cascavel, sudoeste do Paraná. O grande empenho de todos os membros para contribuir com o crescimento e a valorização da classe contábil é por demais animador.

A pauta estava recheada de temas instigantes e em breve a ata será divulgada pela entidade, mas destaco o firme propósito de um seminário de precificação que deverá acontecer entre o final deste ano e o início de 2015, que certamente será um marco na valorização da categoria.

O segundo e último destaque que faço, pois somente desejo despertar o interesse para a leitura da ata no formato de artigo, é a iniciativa de comparar o tempo investido para atender aos clientes ao invés da tradicional pesquisa do honorário médio.

Cada membro da comissão compartilhou o tempo médio mensal investido para atender três clientes com as seguintes características:
·         optante pelo regime tributário do Simples Nacional;
·         com 5 a 10 funcionários;
·         faturamento médio mensal de R$ 60 mil;
·         inclusão dos serviços de escrituração fiscal, contabilidade, folha de pagamento e serviços acessórios rotineiros.

Naturalmente o resultado final pode servir de parâmetro para sabermos a eficiência da nossa empresa. Certamente estes números ainda possuem uma base pequena e por isso há o desejo de investir numa pesquisa maior que contribuirá de forma mais significativa.

Somente para aguçar o seu interesse por este método de precificação - o tempo investido -, informo que para atender um cliente com sete funcionários, faturamento de R$ 55 mil e com as demais informações já fornecidas acima, o tempo médio empregado foi de quase 11 horas.

Você tem o controle do tempo investido em seus clientes? Parabéns aos que já fazem uso desta metodologia e proponho que comparem o tempo aplicado com a nossa breve pesquisa. Aos que ainda não tiveram a oportunidade de conhecer as vantagens de medir o tempo destinado ao atendimento dos clientes sugiro buscar informações e começar o mais rapidamente possível.

Sugira ao seu sindicato fazer como o Sescap/PR, que investe nos associados para viabilizar a maximização da rentabilidade de seus representados. Uma proposta pode ser a formação da comissão de precificação.

Tags: Pesquisa, tempo, Copsec, Sescap, eficiência

Gilmar Duarte da Silva é contador, diretor do Grupo Dygran, palestrante, autor do livro "Honorários Contábeis" e membro da Copsec do Sescap/PR.