As
possíveis multas dos Speds assustam
os contadores. Encontre tempo para se dedicar aos Speds com a precificação justa dos serviços.
Na
semana passada retornei à cidade de Maceió para um encontro com os contadores
da região, que debatem sobre diversos pontos polêmicos da classe. Um deles foi
o tenebroso SPED, que os contadores
ainda têm dificuldades para digerir, pois as alterações não param de acontecer.
A partir de janeiro deve começar mais um, o SPED da folha de pagamento. Esta
nova dificuldade só será vencida se houver dedicação e, mais uma vez, com muito
estudo, pois os contadores já venceram diversas barreiras, como o Simples Nacional,
assinatura digital, nota fiscal eletrônica, SPED contábil e o SPED
Contribuições.
O outro grande entrave que os profissionais da contabilidade enfrentam é para
precificar os seus serviços e fazer a gestão da equipe. Nesta agonia entendo
que já vencemos uma significativa etapa: o reconhecimento de que é preciso
buscar ajuda. Neste evento tive a honra de falar para mais de 60 contadores
sobre a valoração do honorário e observei a participação ativa e interessada de
todos eles.
Uma das dificuldades apontadas por este grupo de empresários contábeis é não
conseguir cobrar de seus clientes pelos serviços acessórios prestados, a
exemplo da constituição e alteração de empresas, recálculo de tributos por
falta de pagamento ou mesmo o serviço de parcelamento dos tributos.
Esta postura impacta diretamente na rentabilidade, pois é um trabalho que exige
a dedicação de muito tempo. Naturalmente, os clientes, sempre que possível,
querem o trabalho bem executado, mas nem sempre estão dispostos a remunerar.
Será que alguém consegue que uma diarista vá duas vezes por semana na sua casa
pelo valor de uma diária? O supermercado onde você gasta R$ 500 por mês lhe
dará adicionalmente um pacote de arroz ou uma garrafa de vinho sem o necessário
pagamento? A escola do seu filho que cobra a mensalidade dará gratuitamente um
ou mais livro cuja leitura foi solicitada pela professora?
Por qual motivo o contador deve executar gratuitamente serviços que não fazem parte
do pacote contratado? Ao refletir sobre isto encontrei algumas possíveis razões,
abaixo elencadas:
. Não há contrato ou o que existe está mal elaborado e não estão
claro quais serviços fazem parte do pacote contratado;
. O contador desconhece técnicas para argumentar junto ao cliente
e mostrar a importância, responsabilidade e tempo necessário para fazer o
serviço;
. Medo de perder o cliente;
. Não sabe como precificar o serviço.
Se não consegue cobrar pelos serviços acessórios prestados o profissional
continuará na vala dos pobres mortais que passarão por esta vida somente para
trabalhar como "um burro de carga", sem conquistar nada de reconhecimento.
É igual aos escravos que trabalhavam até o limite de suas forças e em troca
recebiam comida e um pequeno espaço para dormir. Quando "faziam corpo mole"
eram chicoteados.
Como o profissional que apenas trabalha terá tempo de sobra para investir na
preparação para as novas exigências? E pior, em serviços que não são
remunerados? Às vezes ele se ilude e pensa que o cliente ficou satisfeito
porque a alteração contratual foi de graça. Mas, ao contrário, normalmente ainda
reclama, pois desconhece o tempo que a tarefa exige. Claro que a culpa não é do
cliente, pois cabe a ao fornecedor informá-lo.
Para quem ainda costuma fazer todos os serviços de graça sugiro que reflita
sobre esta postura. A dica para definir o valor a ser cobrado é a seguinte:
apure o valor da hora vendida; estime o tempo que o serviço demandará;
multiplique o tempo demandado pelo valor da hora. Este é o valor mínimo para
prestar o serviço.
Se recebe pelos serviços executados será possível contratar colaboradores e
assim restará tempo para se dedicar ao estudo das novas exigências, como o SPED.
Tags:
SPED, precificar, honorários, serviços, acessórios
segunda-feira, 29 de setembro de 2014
domingo, 21 de setembro de 2014
Você sabe como otimizar a mão de obra dos colaboradores?
Obter maior
rendimento da mão de obra é possível, mas demanda contas e comparações. Verifique
quais são os clientes que exigem mais tempo e descubra os reais motivos para
que isto aconteça.
Nas empresas
prestadoras de serviços, o custo com a mão de obra é geralmente aquele que mais
representa em relação ao faturamento. Segundo a Pesquisa Nacional das Empresas
Contábeis (PNEC), o índice é de 45,23%, sem considerar o pró-labore dos sócios.
Índice tão
expressivo naturalmente exige muita atenção dos gestores, pois ações acertadas
gerarão custos menores e contribuirão para facilitar a penetração da empresa no
mercado ou a própria lucratividade.
Para saber
como a empresa está posicionada em relação aos custos com a mão de obra
primeiramente deve-se totalizar todos os custos diretos com a mão de obra dos
colaboradores (salários, benefícios, encargos sociais e trabalhistas etc.) e
dividir pelo faturamento bruto. Depois, comparar com as pesquisas disponíveis.
A outra
conta importante a ser feita é o balanceamento da mão de obra, ou seja,
conhecer as horas disponíveis que a empresa possui para vender e aquelas efetivamente
vendidas. De posse destas informações é possível fazer o balanceamento e saber se
há ociosidade ou excedente de horas vendidas.
Para
conhecer o tempo disponível calcule as horas médias que cada colaborador consegue
efetivamente produzir. Por exemplo: na empresa que possui 10 colaboradores
apurou-se que cada um produz 140 horas por mês, então são 1.400 horas para
vender mensalmente.
Agora só
falta descobrir quantas horas a empresa efetivamente já vendeu. Para fazer esta
conta de forma bastante rápida tome o faturamento mensal e divida pelo preço de
venda da hora trabalhada. (Se ainda não calculou a valor da hora sugiro que
acesse www.gilmarduarte.com.br/2014/02/voce-conhece-o-preco-da-hora-trabalhada.html).
Imagine que a empresa prestadora de serviços de contabilidade possui faturamento
mensal de R$ 70 mil com base nos contratos (honorários fixos), e que o valor da
hora vendida é de R$ 60,00. Então divida R$ 70.000,00 por R$ 60,00 e encontrará
1.167, que é o número de horas vendidas.
Ao deduzir
as horas vendidas (1.167) das horas disponíveis (1.400) encontra-se a diferença
de 233 horas, ou seja, 17%. Estas 233 horas podem ter as seguintes interpretações:
·
Ociosidade –
há tempo disponível que poderá ser ocupado com a contratação de novos clientes;
·
Serviços
acessórios – há tempo disponível, mas o mesmo é ocupado com serviços acessórios
aos próprios clientes, tais como constituição e alteração de sociedades,
elaboração de contratos, consultoria etc. Estes serviços são faturados aos
clientes e normalmente o valor da hora é maior.
·
Ocupação
desordenada do tempo – as tarefas são mal planejadas e acompanhadas, exigindo
muito mais tempo para ser desenvolvidas.
·
Tempo
excessivo – alguns clientes exigem muito tempo para executar todas as tarefas
contratadas, o que sugere a renegociação do honorário (vender mais horas).
A partir do balanceamento deve-se buscar a
redução máxima do tempo aplicado para executar cada tarefa, obtendo assim maior
lucratividade ou preços mais competitivos.
Tags: balanceamento, custo, hora, honorário, Pnec, ociosidade, tempo
segunda-feira, 15 de setembro de 2014
Invista no tempo e conquiste mais lucro
Invista tempo nas coisas certas, pois é garantia
da boa colheita. “Há tempo de nascer, e tempo de morrer; tempo de plantar, e
tempo de arrancar o que se plantou” (Eclisiaste 3,2).
Desejar melhor desempenho
fazendo do jeito antigo pode ser uma ilusão no mundo moderno. Busque
informações sobre esta metodologia e descubra que o custo necessário é muito
pequeno em relação aos grandes benefícios que serão conquistados. Depois de
algum tempo até parece milagre o volume de informações disponíveis para a
tomada de decisão, mas é simplesmente a adoção de técnicas estudas por um grupo
de abnegados empresários contábil.
Tags: custo, benefício, tempo, lucro, investimento
A falta de disciplina, organização
ou ainda pode-se dizer um critério adequado para trabalhar, estudar ou fazer
qualquer atividade torna ela pouco produtiva e maçante. Esta reação é natural,
pois quando não se tem a técnica necessária para fazer bem determinada coisa,
haverá pouco resultado e assim o desprazer em executá-la.
Para conseguir alto rendimento
naquilo que fazemos e consequentemente a satisfação é necessário que sejamos
bons naquilo. É fundamental investir tempo e recursos para atingir a meta de
resultados positivos e o melhor de tudo é a satisfação. Popularmente se diz que
quem faz aquilo que gosta não precisa trabalhar, mas trabalha muito mais, pois
trata-se de uma atividade prazerosa e não de tarefa sofrível.
Entendo que a livre concorrência é
adequada ao mercado, mesmo que muitas vezes nos fazem perder noites de sono
para tentar compreender o melhor processo que permita ganhar dinheiro
suficiente para manter o negócio, remunerar adequadamente os colaboradores,
fazer novos investimentos e sobrar lucro.
A "Falta de tempo é desculpa
daqueles que perdem tempo por falta de métodos” coerentes disse Albert Einsten,
e é com base nessa frase inspiradora que busco meios que permita-me enfrentar o
mercado com respeito, mas decididamente pela lucratividade para todas as
atividades que exerço e especialmente na profissão da prestação de serviços
contábeis.
O método de precificar com base no
tempo investido em cada cliente exige, especialmente, a aplicação do nosso
tempo para a implantação, apontamento das tarefas e análise dos resultados.
Alguns empresários da contabilidade dizem que não concordam em gastar tempo
para controlar as tarefas e portanto ficam à espera de algum modelo que fará
este processo automaticamente. Adoto este padrão há quase 4 anos e testemunha nas
palestras e treinamentos as vantagens. Veja os principais benefícios que serão
conquistados por quem o adota com disciplina:
·
Conhecer o
tempo investido em cada cliente;
·
Saber a
lucratividade por cliente;
·
Controle das
atividades dos colaboradores;
·
Registro dos
serviços acessórios para facilitar a cobrança;
·
Permite
saber quais as atividades que precisam ou podem ser otimizadas;
·
Facilidade
para o controle do banco de horas dos colaboradores;
·
Medir faltas
abonadas, tempo dos serviços etc.;
·
Funciona como
um diário, protocolo ou registro de informações p/ consultas e comprovação
daquilo que foi feito.
Tags: custo, benefício, tempo, lucro, investimento
segunda-feira, 1 de setembro de 2014
Quanto tempo é necessário para atender um cliente?
Saiba qual é a média de tempo destinada à
prestação de serviços de contabilidade para um cliente e ateste sua eficiência.
Sugira ao seu sindicato fazer como o Sescap/PR, que
investe nos associados para viabilizar a maximização da rentabilidade de seus
representados. Uma proposta pode ser a formação da comissão de precificação.
Tags: Pesquisa, tempo, Copsec, Sescap, eficiência
Sinto-me
renovado a cada reunião da Comissão de Precificação dos Serviços Contábeis
(Copsec), do Sescap/PR, da qual participo. Assim aconteceu no encontro
realizado nesta última sexta-feira, 29, na cidade de Cascavel, sudoeste do
Paraná. O grande empenho de todos os membros para contribuir com o crescimento
e a valorização da classe contábil é por demais animador.
A pauta
estava recheada de temas instigantes e em breve a ata será divulgada pela
entidade, mas destaco o firme propósito de um seminário de precificação que
deverá acontecer entre o final deste ano e o início de 2015, que certamente
será um marco na valorização da categoria.
O segundo e
último destaque que faço, pois somente desejo despertar o interesse para a leitura
da ata no formato de artigo, é a iniciativa de comparar o tempo investido para
atender aos clientes ao invés da tradicional pesquisa do honorário médio.
Cada membro da
comissão compartilhou o tempo médio mensal investido para atender três clientes
com as seguintes características:
·
optante pelo
regime tributário do Simples Nacional;
·
com 5 a 10
funcionários;
·
faturamento
médio mensal de R$ 60 mil;
·
inclusão dos
serviços de escrituração fiscal, contabilidade, folha de pagamento e serviços
acessórios rotineiros.
Naturalmente
o resultado final pode servir de parâmetro para sabermos a eficiência da nossa
empresa. Certamente estes números ainda possuem uma base pequena e por isso há o
desejo de investir numa pesquisa maior que contribuirá de forma mais significativa.
Somente para
aguçar o seu interesse por este método de precificação - o tempo investido -, informo
que para atender um cliente com sete funcionários, faturamento de R$ 55 mil e
com as demais informações já fornecidas acima, o tempo médio empregado foi de quase
11 horas.
Você tem o
controle do tempo investido em seus clientes? Parabéns aos que já fazem uso
desta metodologia e proponho que comparem o tempo aplicado com a nossa breve
pesquisa. Aos que ainda não tiveram a oportunidade de conhecer as vantagens de
medir o tempo destinado ao atendimento dos clientes sugiro buscar informações e
começar o mais rapidamente possível.
Tags: Pesquisa, tempo, Copsec, Sescap, eficiência
Gilmar
Duarte da Silva é contador, diretor do Grupo Dygran, palestrante, autor do
livro "Honorários Contábeis" e membro da Copsec do Sescap/PR.
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