Ganhar
produtividade para maximizar a rentabilidade na prestação de serviços é a meta
de todos os empresários, mas nem sempre a ferramenta certa está disponível.
Estará agora?
Quando prestamos serviços e não temos funcionários aparenta
que o rendimento na execução das tarefas é altamente produtivo, mas depois que
aumenta o número de clientes e há necessidade de contratar colaboradores surgem
as dificuldades e dúvidas sobre o controle e rendimento dos trabalhos.
Muitas vezes se conclui que os colaboradores não
apresentam a mesma destreza e produtividade ou talvez é o gestor que não detém
ferramentas para acompanhar, medir e cobrar resultados.
A prestação de serviços pode ser vendida de diversas
formas: tamanho do cliente, número de funcionários, regime tributário etc., mas
para medir e definir o custo da execução o modo que normalmente é mais
expressivo e fácil de implantar é aquele com base no tempo investido.
Adoto essa metodologia em minhas empresas há mais de
três anos e constantemente procuro aprimorá-la a fim de oferecer serviços com
melhor qualidade, preço competitivo e lucratividade.
A intensa troca de experiência com
os colegas empresários, por meio de frequentes visitas, nos permite observar
que os colaboradores precisam saber quantas horas mensais poderão investir para
executar as tarefas do cliente para que ele seja lucrativo. Assim implantamos
melhorias no software de apontamento CTpres
– Controle do Tempo e Precificação dos Serviços, que mostra a tabela
“Anatomização do Tempo”, ou seja, o tempo vendido para cada cliente por setor
(contabilidade, RH, escrita fiscal etc.) e aquele que já foi consumido. Esta
informação é atualizada segundo a segundo e quando o tempo planejado foi
extrapolado a linha do cliente fica marcada na cor vermelha.
O acompanhamento a posteriori, ou seja, somente depois
que terminou o mês, não é o ideal, pois nada mais pode ser feito em relação ao
que já passou. Desta forma agora ele é monitorado diariamente.
Constantemente o gerente e todos os colaboradores
envolvidos sabem qual é a meta e como está a evolução. Esta rotina foi batizada
de Anatomização do Tempo, que nada mais é que a dissecação do tempo pelos
setores envolvidos.
Tags: Tempo, controle, produtividade, CTpres, lucratividade
Gilmar Duarte da Silva é contador,
diretor do Grupo Dygran, palestrante, autor do livro "Honorários
Contábeis" e membro da Copsec do Sescap/PR.