domingo, 24 de agosto de 2014

“Anatomização do tempo”, na prestação de serviços

Ganhar produtividade para maximizar a rentabilidade na prestação de serviços é a meta de todos os empresários, mas nem sempre a ferramenta certa está disponível. Estará agora?

Quando prestamos serviços e não temos funcionários aparenta que o rendimento na execução das tarefas é altamente produtivo, mas depois que aumenta o número de clientes e há necessidade de contratar colaboradores surgem as dificuldades e dúvidas sobre o controle e rendimento dos trabalhos.

Muitas vezes se conclui que os colaboradores não apresentam a mesma destreza e produtividade ou talvez é o gestor que não detém ferramentas para acompanhar, medir e cobrar resultados.

A prestação de serviços pode ser vendida de diversas formas: tamanho do cliente, número de funcionários, regime tributário etc., mas para medir e definir o custo da execução o modo que normalmente é mais expressivo e fácil de implantar é aquele com base no tempo investido.


Adoto essa metodologia em minhas empresas há mais de três anos e constantemente procuro aprimorá-la a fim de oferecer serviços com melhor qualidade, preço competitivo e lucratividade.

A intensa troca de experiência com os colegas empresários, por meio de frequentes visitas, nos permite observar que os colaboradores precisam saber quantas horas mensais poderão investir para executar as tarefas do cliente para que ele seja lucrativo. Assim implantamos melhorias no software de apontamento CTpres – Controle do Tempo e Precificação dos Serviços, que mostra a tabela “Anatomização do Tempo”, ou seja, o tempo vendido para cada cliente por setor (contabilidade, RH, escrita fiscal etc.) e aquele que já foi consumido. Esta informação é atualizada segundo a segundo e quando o tempo planejado foi extrapolado a linha do cliente fica marcada na cor vermelha.

O acompanhamento a posteriori, ou seja, somente depois que terminou o mês, não é o ideal, pois nada mais pode ser feito em relação ao que já passou. Desta forma agora ele é monitorado diariamente.

Constantemente o gerente e todos os colaboradores envolvidos sabem qual é a meta e como está a evolução. Esta rotina foi batizada de Anatomização do Tempo, que nada mais é que a dissecação do tempo pelos setores envolvidos.

Com este recurso consegue-se aumentar a produtividade não somente porque todos se empenharam em produzir mais, mas porque quando é identificado um problema que faz extrapolar o tempo num cliente logo o mesmo é tema de debate para encontrar a melhor solução.

Tags: Tempo, controle, produtividade, CTpres, lucratividade


Gilmar Duarte da Silva é contador, diretor do Grupo Dygran, palestrante, autor do livro "Honorários Contábeis" e membro da Copsec do Sescap/PR.

domingo, 17 de agosto de 2014

Inovação e determinação, as chaves do sucesso

As empresas nada mais são do que as pessoas que as administram. Então é preciso que estas sejam sonhadoras, inovadoras e determinadas, caso contrário poderão estar fadadas ao insucesso.


Manter-se constantemente motivado na vida familiar e profissional é uma tarefa árdua. É comum encontrarmo-nos prontos para desistir devido às inúmeras dificuldades diárias. Por vezes parece que tudo conspira contra nós. Desejamos fazer algo que consideramos justo e importante, mas surgem tantas barreias que fazem parecer ser melhor desistir antes de nos depararmos com colegas, clientes ou fornecedores que nos taxarão de complicados, chatos, sonhadores, “dinheiristas” ou qualquer outro rótulo que poderá nos destruir.

Você pensa que as grandes mudanças pelas quais o mundo passou foram resultado de imediata aclamação e exaltação?

·         Quando Henry Ford desejou produzir em série - linha de produção - todos consideraram uma loucura. Ele venceu, pois criou uma nova forma de produzir muito mais com menos;
·         Quando Galileu defendia, contra todos, que a Terra não era o centro do universo, quase lhe tiraram a vida, mas ele estava certo;
·         Quando, nos Estados Unidos, Rosa Parks, uma senhora negra de meia-idade, se recusou a levantar para ceder o lugar a um homem branco nos anos 1950, a julgaram insana. Mas este ato pacífico de desobediência civil revolucionou o país discriminatório e racista.

As grandes transformações só acontecem porque surge alguém que pensa completamente diferente dos demais. Este são, normalmente, apedrejados, mas se forem determinados poderão atingir o sucesso e ser registrados na história como uma pessoa que contribuiu para o mundo ser um pouco melhor.

Temos de aprender a aprender, conforme disse Aristóteles. “Pois as coisas que temos de aprender antes de fazê-las, nós aprendemos fazendo-as”. Também é necessário ser mais determinados. “Eu me recuso a reconhecer que existam impossibilidades”, disse Ford.

Com este artigo, inspirado nas pessoas que se tornaram ilustres, conclamo os contadores para buscar a eficiência na prestação dos serviços com o investimento nas tecnologias e o seu poder de criar para reduzir o tempo e a forma de executar as tarefas. Assim será possível competir com os baixos honorários, mas com lucratividade cada vez maior, como aconteceu na Ford Motor Company.

Acredite que sempre é possível fazer melhor e opte por correr alguns riscos.

Tags: Determinado, inovar, Ford, Aristóteles, sonhar, honorário, contador

Gilmar Duarte da Silva é contador, diretor do Grupo Dygran, palestrante, autor do livro "Honorários Contábeis" e membro da Copsec do Sescap/PR.

17/08/2014

segunda-feira, 11 de agosto de 2014

Inadimplência e perdas com clientes são itens distintos – Parte II

Em artigo anterior tratamos da inadimplência, que é o atraso no recebimento dos clientes. Neste abordaremos a importância do controle das perdas, ou seja, a falta do recebimento em definitivo.

A simples inadimplência foi interpretada como atraso temporário do pagamento do compromisso por parte do cliente. Definimos como “simples” porque a perda é mais dolorosa e pode representar 100% do serviço prestado ou do bem comercializado. Assim podemos dizer que perda é a privação de uma coisa que se possuía, um prejuízo ou um dano, podendo ser parcial ou total.

Antes da declaração de perda deve-se ter certeza de que o processo de inadimplência foi realizado e que todas as possibilidades para viabilização do recebimento foram esgotadas. Em alguns casos a perda poderá ser anunciada logo no vencimento, ou até antes, isto quando acontece o golpe nas mais diversas modalidades. Uma pessoa ou mais planeja o ataque: faz compras com documentos falsos e desaparece. Quando isto acontece, normalmente a única ação é o registro da reclamação na polícia para posterior contabilização do prejuízo. Tal façanha acontece com menos intensidade na prestação de serviços.

Confirmada a perda, ou seja, decorrido o processo da cobrança administrativa e judicial, resta apenas efetuar o controle deste índice para que o mesmo não ultrapasse os limites pré-estabelecidos, suficientemente para colocar em risco a continuidade do empreendimento.

Na apuração do índice de perda, quanto maior for o período utilizado, mais preciso será o cálculo. A conta é feita com base no histórico de perdas. Quando a empresa inicia as atividades deverá pesquisar o índice do ramo de atividade em que atuará. Aquelas que já estão há algum tempo no mercado deverão fazer com base em seus dados para saber se a política de crédito está adequada e inclusive apreciar as pessoas que compõem o setor de crédito e cobrança.

O período a ser utilizado deve ser aquele em que todas as possibilidades de cobrança foram esgotadas. Para conhecer o índice médio de perdas com clientes é necessário, primeiramente, saber qual é o prazo de pagamento oferecido nas vendas. Em nosso exemplo vamos considerar 30/45/60 dias do faturamento. Outra informação necessária é definir quando decretar o compromisso perdido depois de vencido. Aqui, para exemplificar, adotaremos 120 dias do vencimento.

Desta forma, para o exemplo acima, a venda que foi realizada há mais de 180 dias (60 de prazo para o pagamento e mais 120 de vencido) já será tratada como perda, mas naturalmente nunca deixamos de ter esperança de recebê-la um dia.


Para calcular o índice de perda tome o faturamento máximo possível do período que antecede os seis meses (180 dias) e, do mesmo intervalo, os valores perdidos. Divida o menor pelo maior e descubra o índice de perda do seu negócio. Este índice deve ser considerado no momento de precificar o serviço, mercadoria ou produto.

Tags: perda, inadimplência, índice, cobrança

Gilmar Duarte da Silva é contador, diretor do Grupo Dygran, palestrante, autor do livro "Honorários Contábeis" e membro da Copsec do Sescap/PR.

segunda-feira, 4 de agosto de 2014

“Isto é Conta de Contador”...

Jargão de péssimo gosto de um representante do Governo Federal tenta desvalorizar a classe contábil. Será que ele tem razão naquilo que falou?

No domingo passado (27/07/14), na Globo News, três economistas indicados pelos candidatos à presidência da República, Aécio Neves (PSDB), Dilma Rouseff (PT) e Eduardo Campos (PSB) foram entrevistados para discutir as propostas dos concorrentes ao cargo máximo do executivo nacional.

O economista Márcio Holland, indicado da petista, esforçou-se muito para defender a política atrapalhada que Dilma vem comandando, mas claramente foi trucidado pelos adversários. No decorrer do debate, Gianetti, que representou Eduardo Campos, chegou a dizer ao colega: "Entendo sua posição de ter que defender o que foi feito nos últimos anos, mas não dá pra tapar o sol com a peneira."

Em minha opinião, o momento mais deplorável do representante da presidente e candidata à reeleição aconteceu quando ele atacou gratuitamente a classe contábil, aquela mesma que é a principal parceira do governo, segundo eles, para a legalização das empresas e a redução da sonegação tributária.

Este "economista", ao tentar se defender do abuso do governo ao conceder empréstimos incentivados do BNDES, mas que não está pagando a conta, rebateu dizendo que isto "é conta de contador". É notório que o objetivo dele foi dizer que os números não podiam ser vistos com a simplicidade ponderada pelos adversários. Tentou dizer que 2 mais 2 necessariamente não deve ser 4, mas pode ser 5, 10 ou 20. Claramente observou-se o famoso jeitinho brasileiro tão banalizado, especialmente no meio político.

Naquele momento fiquei muito desapontado por observar pessoas pagas com os nossos tributos fazendo uso de emissoras com alta audiência para proferir absurdos e tentar banalizar o trabalho sério da classe contábil brasileira. Mas refleti muito no decorrer da semana e observei que, sem querer, ele falou a verdade. Conta de contador é exata! 2 mais 2 sempre foi 4 e para os contadores nunca deixará de ser.

Ao interpretar um número, por exemplo, o Índice de Liquidez que o balanço aponta para 0,8, não dizemos qualquer outro número, pois a verdade é exatamente 0,8. Os contadores podem e fazem análises com mais profundidade. Vejamos, a título de exemplo, algumas análises proferidas pelos contadores:

    . No exercício anterior o índice foi maior, porém neste os investimentos para o aumento da produção exigiram a redução da liquidez imediata.

    . A tendência para os próximos dois exercícios é que o índice caia um pouco mais, podendo chegar a 0,6, mas depois voltará a crescer até chegar ao desejável, que é 1,2.

    . Observem que o índice de liquidez caiu, mas a lucratividade teve crescimento de 5% em relação ao ano anterior.

No exemplo acima, vejam que foi justificado o mau desempenho de um indicador com informações verdadeiras, sem necessidade de mentiras ou ofensas. Está é a atitude do contador.

Parabéns, contadores, e continuem fazendo Conta de Contadores, pois aos poucos conseguiremos transformar o Brasil numa nação séria. Elegeremos representantes honestos e estes indicarão auxiliares igualmente honestos que jamais aceitarão cargos para mentir ou ofender o seu povo.

Leia sobre a entrevista em http://www.em.com.br/app/noticia/economia/2014/07/28/internas_economia,552778/economistas-de-presidenciaveis-debatem-cenario-economico.shtml

Tags: conta, contador, Dilma, Holland, economista,


Gilmar Duarte da Silva é contador, diretor do Grupo Dygran, palestrante, autor do livro "Honorários Contábeis" e membro da Copsec do Sescap/PR.