A tecnologia a serviço do empresário eficaz
Muitas tecnologias que proporcionam alto
rendimento no dia a dia das empresas de contabilidade continuam sendo
subutilizadas, mas o empresário habilidoso investe tempo para conhecê-las.
A constante
evolução tecnológica, especialmente das últimas décadas, tem trazido grandes
mudanças que impactam nossas vidas. Algumas delas certamente são pouco
benéficas para o aprimoramento do relacionamento humano, que às vezes torna-se
frio. No entanto, sabemos que toda inovação pode ter dois lados, positivo e
negativo. O pai da aviação Alberto Santos Dumont criou o avião para proporcionar
conforto e rapidez nos deslocamentos, mas o mesmo foi utilizado também para matar
pessoas.
A
Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) é o conjunto dos recursos
tecnológicos que interferem e mediam os processos de informações e comunicações
dos seres. A sua adoção para realizar tarefas poderá trazer grandes benefícios,
dentre os quais destacamos a velocidade, que gera redução do tempo aplicado nas
tarefas e, consequentemente, redução dos custos, possibilitando a oferta de
serviços a preços mais baixos com aumento da lucratividade.
O
empresário contábil, muitas vezes assoberbado com tarefas operacionais, deve
ocupar-se da identificação de meios tecnológicos que irão favorecer a sua
empresa na execução dos serviços com padrões de qualidade e agilidade. Participar
de eventos, destinar tempo para conhecer novos softwares e envolver-se em cursos para aumentar as habilidades
tecnológicas são atitudes que fatalmente irão reverter em mais lucro do que executar
serviços que podem ser delegados para colaboradores capacitados.
Nesta
semana observei um colaborador preocupado com uma tarefa solicitada por um
cliente. O administrador de uma empresa com 30 funcionários solicitou que
mensalmente seja feita uma simulação da rescisão contratual de todos os
colaboradores, inclusive com o aviso-prévio indenizado e a multa do FGTS,
tarefa que estava consumindo quatro horas semanais. Sentei com ele e procurei
entender a necessidade do cliente. Descobrimos que a simulação continuará sendo
feita nos próximos seis meses e que o nível de precisão pode variar até 10%,
para mais ou para menos. Juntos, desenvolvemos uma planilha eletrônica que
consumiu 15 minutos e mais 30 minutos para o preenchimento. A partir de agora, a
previsão para o cliente será feita em cinco minutos.
O
investimento em novas tecnologias não é barato, mas se confrontado com o tempo
gasto para realizar a mesma tarefa com a adoção de ferramentas ultrapassadas, o
custo benefício da maioria das novas tecnologias é recompensador. Não espere
todos os seus concorrentes passarem a utilizar as novas tecnologias para começar,
pois poderá ser tarde demais.
Treine
seus colaboradores para pensar cada vez mais, especialmente para encontrar
problemas. Sim, isto mesmo. Encontrar problemas é importante para revelar rotinas
defeituosas ou que necessitam de muito esforço para serem cumpridas. Encontrado
o problema é a vez de pensar e identificar uma estratégia que elimine o esforço
exagerado aplicado na tarefa. A estratégia normalmente é encontrada com a
adoção das diversas novas tecnologias disponíveis no mercado e que talvez você
ainda não conheça.
A TIC
não é um fim, mas um meio para modernizar o relacionamento e diminuir o tempo
de resposta aos clientes. Lembre-se que estamos vivendo a
era digital e as empresas contábeis necessitam ser competitivas para
sobreviverem.
Tags: tecnologia, TIC, digital, tempo, contabilidade, software
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