Conhecer o maior gasto da empresa e implantar controles para maximizar
a eficiência é uma das regras no mundo dos negócios. Nas empresas contábeis, o
maior custo é a mão de obra. É possível controlá-la com eficiência?
A sobrevivência das pequenas empresas no Brasil cresceu significativamente
nos últimos anos. O estudo “Taxas de sobrevivência das empresas no Brasil”
realizado pelo Sebrae em outubro de 2011 apontou que 73,1% das empresas que
nasceram em 2006 permanecem em atividade. Quem acompanha estes números há mais
de 10 anos sabe que houve crescimento exponencial. Pesquisas efetuadas pela
mesma entidade apontavam que, após três anos do nascimento, cerca de 65% das
empresas permaneciam vivas.
Luiz Barreto, presidente do Sebrae, disse que “a chave do sucesso está
no planejamento, no acompanhamento, nas oportunidades de cada momento, e,
principalmente, na inovação.”
O acompanhamento é o fator que considero o maior responsável pelo
sucesso de qualquer organização. A falta do monitoramento torna impossível
aproveitar as oportunidades com segurança, visto que o administrador desconhece
a capacidade real da empresa para aproveitar a oportunidade que bate à porta. A
falta de acompanhamento periódico também dificulta inovar o produto ou a
gestão, justamente pela falta de informações.
O acompanhamento deve ser amplo e passar por todos os departamentos da
empresa, como o desenvolvimento do produto, a produção, as finanças e o comercial.
Acompanhar não significa “olhar por alto”, “saber aproximadamente” ou “ter uma
noção”, mas possuir controles precisos de todas as operações, especialmente as
principais, que permitam fazer comparativo permanente com períodos diferentes
e, sempre que possível, com outras empresas do mesmo ramo.
É preciso analisar diariamente as informações de quantidade e qualidade
da produção, produtos entregues aos clientes, reclamações, fluxo do caixa,
rentabilidade geral e por produto, formação dos custos e do preço de venda dos
produtos, mercadorias ou serviços, entre tantos outros itens indispensáveis
para a boa gestão da empresa que deseja perpetuar.
O controle deve sempre começar pelos valores mais expressivos. Por
exemplo: o monitoramento dos gastos de uma empresa de serviços de contabilidade
aponta para a mão de obra como o custo mais significativo, normalmente variando
entre 40% e 60% do faturamento. Sendo assim, é inócuo começar pelo controle do
consumo de água, energia elétrica ou ainda pelo cafezinho, pois o resultado
final no balancete será irrelevante. O foco inicial deve ser a implantação do
controle que permita observar as tarefas realizadas pelos colaboradores.
Identificar os trabalhos que podem e devem ser aperfeiçoados para consumir
menor tempo provavelmente trará considerável aumento na rentabilidade.
Observo que a classe empresarial contábil despertou para a necessidade
de controlar o tempo em suas atividades e algumas empresas desenvolvedoras de softwares
já disponibilizam ferramentas que auxiliam o empresário da contabilidade nesta
missão.
Sair na frente com o controle do tempo aplicado em sua empresa pode ser
uma estratégia que oportuniza a redução dos custos e consequente maximização da
lucratividade, desejo de todo empresário.
Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do
livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo
aplicado".
Tags: controle, tempo, gestão, sucesso, contabilidade, eficiência
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