As tecnologias, nas mais diversas áreas, têm
evoluído significativamente - algumas vezes até assustadoramente – no sentido
de proporcionar mais segurança, conforto, agilidade e redução dos custos.
Em alguns setores as novas tecnologias têm sido
muito mal aproveitadas, o que talvez demonstre falta de criatividade. A
digitalização dos documentos, por exemplo. Algumas empresas começam a se
especializar na prestação desse serviço, que ainda é muito pouco utilizado.
Mas o que é a digitalização de documentos? Em
palavras simples, digitalizar é copiar ou "escanear" um documento
para guardá-lo em meio digital, ou seja, no computador.
De posse do conhecimento desse recurso, muitas
empresas pedem orientação ao contador para que todos os documentos sejam
digitalizados. A iniciativa é louvável, pois há bons motivos para armazenar
informações em meio digital. Vejamos alguns:
*facilita o acesso às informações;
*reduz o custo de armazenamento;
*garante maior segurança aos documentos, acessados
apenas digitalmente;
*permite o intercâmbio do acervo.
Então surge a dúvida: os documentos digitalizados têm
valor jurídico perante terceiros, como
órgãos fiscalizadores, a justiça e demais
interessados?
Já em 1968, a Lei 5.433 instituiu a microfilmagem através
de um processo de digitalização em filmes negativos, de custo muito alto e praticidade
zero. Também na área contábil, uma lei de 2007 dá valor jurídico à impressão
digital de alguns livros, mas infelizmente ainda não a qualquer documento
digitalizado, tal como recibo de pagamento e outros assinados pelos
funcionários, comprovante de recolhimento de tributos, notas fiscais - exceto a
eletrônica - recibos e duplicatas pagas, entre outros.
Deputados federais e senadores apresentaram alguns projetos
de lei (PL 1532/1999, PLS 146/2007, PLC 11/2007 e 23/2010) com o fim de criar
normas para a digitalização de documentos que possuam validade e eficácia
jurídica, bem como regras para empresas e cartórios credenciados por órgãos
governamentais a prestar este serviço.
Nenhum deles ainda foi aprovado, mas o tema está na
pauta das lideranças políticas, dada a sua importância. A aplicação de regras
definidas em lei é questão de tempo. Acredito que em poucos anos teremos à
disposição mais uma excelente tecnologia que poderá ser aproveitada em sua
plenitude e contribuir de forma significativa com a segurança, o conforto, a agilidade
e a redução dos custos.
Por enquanto continuamos digitalizando todos os
documentos para garantir maior agilidade ao nosso dia a dia, sempre preservando
a via original, para posterior comprovação de eficácia jurídica quando for o
caso.
A digitalização é um facilitador para o dia á dia.
ResponderExcluirÉ importante guardarmos e preservarmos as INFORMAÇÕES, e não necessariamente o papel. Neste conceito, o melhor meio é o digital, através dos processos de digitalização dos documentos, que traz segurança para a guarda das informações, acesso fácil de qualquer lugar, baixo custo de armazenamento, dentre inumeras outras vantagens. Que a nossa legislação valide o documento digital o quanto antes!
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