Organização: sinônimo de lucro ou ocupação de quem não tem nada para fazer?

Estamos acostumados a valorizar as aparências, mesmo correndo o risco de cometer erros enormes. Acúmulo de trabalho, por exemplo, pode ser sinônimo de desorganização, excesso de centralização e dinheiro indo para o ralo.

Quem já viveu um pouco mais certamente se lembra de colegas, chefes ou diretores que mantinham, por hábito, mesas com grandes pilhas de papéis. Esta prática dava a impressão de importância, de muita ocupação e excesso de responsabilidades.  Conseguir um tempo para discutir qualquer assunto com uma pessoa dessas era quase impossível, pois estava sempre assoberbado de trabalho que se acumulava sobre a mesa a olhos vistos.

Aqueles que sempre deixam as mesas e arquivos organizados parecem nada ter para fazer, e acabam recebendo mais e mais trabalho para ocuparem-se o dia todo. Aos poucos, observou-se que o rendimento das pessoas organizadas é maior e emprega menor esforço, exatamente como Taylor (1856/1915), considerado o pai da administração científica, pregava. Segundo ele, as tarefas devem ser realizadas de modo mais inteligente e com a máxima economia de esforço.

Quando a prática da mesa cheia é de um “colaborador raso”, todos ficam à vontade para criticá-lo, mas se isso ocorre com o chefe ou o empresário fica mais difícil chamar a atenção, mas é evidente que tal desorganização atrapalha o bom desenvolvimento do trabalho.

A organização não deve parar apenas na mesa, mas no arquivo, no computador, na agenda e em tudo que envolve a nossa vida. É preciso dividir as tarefas do dia em urgente, importante e o que é pura pressão de alguém, mas sem importância. Organizar os arquivos digitais é de suma importância para ganhar rapidez no momento de procurá-los, e criar uma estrutura de cópia de segurança é fundamental. Quem não conhece pessoas que perderam informações importantes devido à queima ou roubo do computador?

Adote um sistema de gestão eficaz que permita medir o tempo despendido em cada tarefa e estude aquelas que tomam tempo demasiado para racionalizá-las. Peter Drucker, conhecido como o pai da administração moderna, afirmava que não se gerencia o que não se pode medir.

Especialmente nas empresas prestadoras de serviços de contabilidade, a organização é fundamental para atrair o cliente e oferecer serviços com qualidade, rapidez e com preços justos. O cliente não está disposto a remunerar mais pela falta de organização que exige tempo maior na execução das tarefas.

Um trabalhador normal está disponível para a empresa em torno de 190 horas mensais. Deduzidas as faltas, treinamentos, reuniões, lanches e outras paradas, descobre-se que dificilmente as horas mensais vendidas são superiores a 140. Horas vendidas são aquelas disponibilizadas para executar serviços “produto final” ou diretamente para o cliente.

Apure o valor da hora vendida somando salário, encargos sociais e benefícios. Aproprie os gastos fixos da empresa e encontre o custo da hora do colaborador. Agora controle o tempo desperdiçado em função da desorganização e descubra quanto dinheiro a empresa está jogando no lixo.

A organização não é ocupação de quem não tem nada para fazer. Conheço empresas que estão com muita ociosidade e o desastre organizacional é grande. O lucro se busca nas pequenas ações organizadas em que o tempo não é desperdiçado. Busque pessoas que trabalham de forma sistematizada, que deixam na sua mesa apenas os documentos dos serviços que estão sendo executados e faça disso um princípio da sua empresa para ganhar muito tempo e aumentar o lucro.

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

Tags: organização, arquivo, tempo, qualidade, medir, lucro

Utilize os pontos fortes da empresa para maximizar a rentabilidade

Alguns empresários contábeis se envolvem exageradamente com tarefas rotineiras e ficam sem tempo para conhecer os pontos positivos da empresa, razão pela qual deixam de melhorar a lucratividade.

Na semana passada escrevi sobre os pontos fracos das empresas e disse que conhecê-los e relacioná-los tem a finalidade transformá-los em pontos positivos ou, ao menos, controlá-los, para que não danifiquem a imagem da empresa. Durante toda a semana recebi muitos contatos de empresários da área contábil que se dispuseram a responder a pesquisa que estamos desenvolvendo. Outros queriam conhecer melhor a metodologia de precificação e ainda houve quem quis contribuir com a lista dos pontos fracos. A todos agradeço pela importante colaboração e carinho demonstrado.

Neste artigo, abordaremos os pontos fortes das empresas de contabilidade, de acordo com as respostas dos empresários que já responderam ao nosso questionário.

Pontos fortes são características ou recursos disponíveis que facilitam o cumprimento da missão da empresa. Estas características tornam a imagem da empresa mais atraente, respeitada e competitiva. É importante saber o que diferencia a sua empresa positivamente das demais, para potencializar esses pontos e extrair deles o máximo de benefícios.

Ao questionar o empresário contábil sobre os pontos positivos de sua empresa, percebi que o assunto desperta sua autoconfiança, demonstrada pelo semblante altivo. Ele então passa a relatar ponto por ponto, inclusive rarram considerações feitas pelos clientes, com muita satisfação e riqueza de detalhes. A relação dos pontos positivos, citada abaixo, crescerá muito mais à medida que intensificarmos as entrevistas, que poderão ser solicitadas através do endereço gilmarduarte@dygran.com.br.

Vejam as características positivas apontadas por diversos empresários entrevistados:

·         Know-how;

·         Agilidade;

·         Honestidade;

·         Atendimento ao cliente;

·         Qualificação dos colaboradores;

·         Gestão das tarefas e tempos dos colaboradores;

·         Controle do custo e precificação da hora vendida;

·         Departamento de TI (tecnologia da informação) interno.

Conhecer o que diferencia positivamente sua empresa das demais é uma ferramenta de precificação, pois ela é baseada em três enfoques: custo, concorrência e valor percebido pelos clientes. Se o cliente reconhece a sua empresa com excelência em determinados serviços, cobre por eles valores acima dos praticados pelos concorrentes. O cliente saberá que isto é investimento, e não custo.

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

Tags: pontos fortes, precificar, valor, imagem, lucro.

Quais são os pontos fracos das empresas contábeis e o que fazer para fortalecê-los?

Às vezes desconhecidos dos próprios fornecedores de mercadorias e/ou serviços, os pontos fracos da empresa são apontados pelos clientes com muita segurança.

Com o objetivo de conhecer um pouco mais a realidade das empresas contábeis do nosso país iniciei, há um mês, uma pesquisa com visitas às empresas contábeis. Nesta semana participei de mais uma reunião da Comissão de Precificação dos Serviços Contábeis (Copsec) do Sescap/PR, da qual faço parte, e visitei duas empresas contábeis. A pesquisa não tem data prevista para ser concluída, mas em seis meses deverá disponibilizar informações significativas e será possível começar a traçar o perfil do empresário contábil. Aqueles que desejarem ser visitados e participar da pesquisa podem fazer contato: gilmarduarte@dygran.com.br.

A pesquisa é ampla e aborda, além dos dados cadastrais, informações dos colaboradores, clientes, honorários, pontos forte e pontos fracos, finanças e diversos indicadores para medir o desempenho das empresas.

Neste artigo tratarei dos pontos fracos de uma empresa contábil, na visão dos empresários já entrevistados. Conhecer o lado negativo pode passar uma impressão pessimista, pois foca no que é feito sem competência. No entanto, esta atitude pode ser vista como a que proporciona informações de atuações deficientes que podem ser melhoradas. Se as falhas que comprometem a imagem de nossa empresa são conhecidas, temos a oportunidade de transformá-las em pontos positivos. Por exemplo, no levantamento apontou que a empresa é muito lenta para dar retorno às solicitações dos clientes, é possível trabalhar em prol da agilidade e conquistar o reconhecimento do cliente. Quando for impossível transformar pontos fracos em pontos fortes, devemos atuar no controle.

Ao questionar os empresários sobre os pontos fracos observei profunda reflexão dos mesmos, pois o assunto os deixa descontentes e com o sentimento de incapacidade para resolver. A maior frustração, no entanto, advém da comparação com o concorrente e da certificação de que em determinados pontos ele é melhor.

Os principais pontos fracos citados pelos empresários contábeis já pesquisados são:

·         Baixa qualificação dos colaboradores;

·         Alta rotatividade dos colaboradores;

·         Alto custo da folha de pagamento;

·         Deficiência na comunicação interna;

·         Dificuldade para manter-se atualizado;

·         Deficiência na comunicação externa (clientes);

·         Alta inadimplência dos clientes;

·         Concentração significativa do faturamento em poucos clientes;

·         Perda de clientes;

·         Concorrência desleal.

Os pontos fracos da sua empresa são os mesmos citados acima? Reúna os colaboradores, relacione os pontos fracos e aponte aqueles possíveis de reverter e os que deverão ser controlados. Seis meses mais tarde faça nova reunião para medir o progresso conquistado.

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

Tags: pontos fracos, contábeis, contabilidade, gestão, defeitos, transformação

Concorrência desleal, o caminho certo para a desvalorização da classe

É cada vez mais difícil sobreviver na selva em que o “leão” não é mais o governo, e sim colegas de profissão que praticam preço baixíssimo para atrair novos clientes. É possível trancá-los numa jaula a fim de impedir que provoquem tanto estrago e pânico?

O ser humano busca a zona de conforto, ou seja, um estágio no qual possa atuar com tranquilidade e sem nenhuma ameaça. Infelizmente ninguém consegue passar a vida toda desta forma. Para o refinamento do próprio ser humano na busca de tornar a vida mais interessante é necessário sair da zona de conforto. Daniel C. Luz, professor, consultor e palestrante, afirma que quem leva uma vida segura e previsível nunca saberá a pessoa extraordinária que realmente é. 

Lamentar a redução do mercado ou de clientes somente despertará em algumas pessoas o sentimento de pena a nosso respeito, o que não auxiliará em nada. Atividades com pouca concorrência já não existem mais. O mercado da prestação de serviços contábeis é abundante, mas se transformou em commodities, fazendo com que o grande diferencial passasse a ser o preço.

O concorrente que conquista clientes com a pratica de preços extremamente baixos sobreviverá? É possível que tenha dificuldades e talvez o seu negócio seja incapaz de gerar lucratividade suficiente para permitir uma vida financeira satisfatória. Por outro lado, honorário alto pode sugerir métodos de trabalho ineficientes, caso em que o concorrente, com mais eficiência, consegue obter lucro com honorários menores.

Não é possível trancar em jaulas os concorrentes sedentos de presas e que atacam com os dentes, mas manter atitude passiva para observar e lamentar o que está acontecendo é inadequado. Os desesperados sempre atacam isoladamente, então é fácil combatê-los, mas para isso é fundamental a união da classe na sua cidade.

Combata o predador com armas pontuais. Faça uma reflexão sobre os pontos abaixo:

·         Não adote tabela de preços;

·         Divulgue a empresa e os serviços e/ou produtos;

·         Prospecte novos clientes;

·         Não tenha medo de perder clientes que geram prejuízo;

·         Controle eficientemente os custos da empresa. Saiba que o custo da mão de obra da empresa contábil representa, ao menos, 50% do faturamento;

·         Estude e adote uma metodologia de precificação justa, coerente e com lucratividade;

·         Controle todas as atividades da sua empresa. O software PC Contábil, desenvolvido pela Comissão de Precificação dos Serviços Contábeis (Copsec/Sescap/PR) é uma ferramenta excepcional para controlar com eficiência;

·         Mantenha-se unido com a sua classe.

Quem busca a valorização atuando isoladamente, lamentando e praticando preços abaixo do custo para combater a concorrência está equivocado. A valorização só acontece com a participação engajada de colegas que partilham os mesmos princípios e sonhos. Busque participar ativamente nas associações de classe, apresente os problemas e contribua com sugestões e ações para viabilizar o crescimento da classe. Assim você também prosperará.

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

Tags: valorização, honorário contábil, preço, concorrência desleal, zona de conforto

A responsabilidade civil provocará uma “peneirada” nas empresas contábeis

Resumo: O Código Civil imputou ao contador responsabilidades significativas e é necessário ficar atento para evitar que o seu império, construído com muito trabalho e economia, seja dizimado.

Normalmente, os clientes não levam em consideração a qualidade dos serviços prestados pela empresa contábil, tratando os mesmos como commodities, o que os deixa na incerteza de serem restituídos em caso de eventual prejuízo. Para que o cliente se certifique de que o contador possui capacidade de arcar com os prejuízos causados é preciso, primeiramente, estimar a possível extensão do dano e garantir que o profissional contratou seguro de responsabilidade civil e/ou tenha patrimônio equivalente e disponível.

De acordo com o Código Civil Brasileiro, a responsabilidade civil poderá ser atribuída por culpa ou dolo. Há culpa quando as regras básicas do desempenho das atividades não são observadas, resultando em negligência, imperícia ou imprudência. Dolo é a vontade de obter resultado, mesmo sabendo que causará prejuízos a outrem (clientes, fisco, fornecedor ou sociedade).

Segundo o psiquiatra forense Guido Arturo Palomba, para que alguém seja responsabilizado civil ou penalmente são necessárias três condições básicas: ter praticado o delito; ter tido, à época, entendimento do caráter criminoso da ação e ter sido livre para escolher entre praticar e não praticar a ação.

Citamos algumas responsabilidades que podem ser imputados ao contador devido a: declarações falsas; balanço “arquitetado” para atender imposição do cliente ou pela falta de atenção na conferência; falta ou erro na entrega de obrigações acessórias; erro na apuração de tributos; conivência na sonegação de tributos pelo cliente; orientação equivocada ao cliente etc.

Provada a culpa ou o dolo, o contador deverá reparar o prejuízo causado, mas sabemos que nem sempre ele possuiu condições financeiras para tal. Então a pergunta que deixa qualquer um perplexo é: como garantir que o cliente não seja prejudicado e que o império do contabilista, pequeno ou grande, não seja dilapidado?

Para minimizar o risco de o empresário contábil ver-se aniquilado é necessário tomar algumas precauções. Chamamos a atenção para as seguintes:

*assinar, com o cliente, contrato que defina com clareza as responsabilidades de cada um;

* manter rigoroso sistema de protocolo das informações enviadas aos clientes e aos órgãos públicos;

* contratar seguro de responsabilidade civil;

* aplicar percentual na definição do honorário para cobrir eventuais prejuízos. Esta parcela deverá ser mantida em aplicação separada, para atender a finalidade específica.

Nos bastidores, informações não oficiais dão conta que, nos próximos cinco anos, 40% das empresas contábeis fecharão suas portas por falta de capacidade na prestação de serviços devido ao alto grau de exigências. Aos que prestam serviços de qualidade por estarem atualizados e praticarem honorários justos, é uma boa notícia.

Tags: seguro, honorário justo, responsabilidade, código civil.

A descoberta do sonho coletivo dos empresários contábeis

“Sem sonhos,(...) as pedras no caminho se tornam montanhas (...).

Mas se você tiver grandes sonhos, (...) seus desafios produzirão oportunidades.”

Augusto Cury

O sonho é o combustível que impulsiona as pessoas para atingir objetivos que parecem impossíveis. A inexistência de sonhos desmotiva e conduz ao fracasso pessoal e comercial. Desde criança fui considerado um sonhador. Confesso que, algumas vezes, esta qualidade me pareceu um erro, mas depois tive certeza da sua importância, pois as pessoas que têm grandes sonhos e correm atrás para transformá-los em realidade são as que obtêm destaque. A título de ilustração podemos citar os renomados sonhadores Alberto Santos Dumont, inventor do avião, Thomas Edison, inventor da lâmpada elétrica, Steve Jobs, criador do computador pessoal e Nelson Mandela, líder contra o regime de segregação racial sul-africano (apartheid), que conquistaram o reconhecimento do mundo.

Quando enxerguei que a conquista da valorização profissional depende das conquistas da classe engajei-me e passei a lutar pela união e conscientização. A classe empresarial contábil no Brasil é formada por 80 mil empresas que, infelizmente, trabalham de forma individualizada, na base do “cada um por si e Deus por todos”, o que provoca o caos.

Sonhar é uma necessidade de todos, mas é necessário pensar e traçar estratégias de foram coletiva a fim de alcançar a realização com maior lucidez, respeito aos colegas e com aplicação do menor esforço possível. O sonho coletivo é aquele que decidimos compartilhar e adequar ao sonho de outras pessoas com as quais temos afinidades. O empresário que sonha escreve o futuro da empresa que dirige.

A maior luta das classes é pela valorização, especialmente pela busca da remuneração justa, aquela que recompensa todo o esforço aplicado na formação profissional e que permite oferecer condições dignas às pessoas que amamos.

É nesta luta pela remuneração justa que participo ativamente na Comissão de Precificação dos Serviços Contábeis (Copsec), na qual buscamos desenvolver formas para aprimorar a gestão das empresas contábeis que permitam conhecer e controlar todos os custos envolvidos para proporcionar condições da remuneração digna.

Desenvolver metodologias para facilitar a gestão profissional ao empresário contábil é vital, mas devem ser complementadas com a divulgação. Temos realizado diversas palestras em universidades e associações de empresários contábeis apresentando métodos que permitirão a valorização. Os principais pontos para os quais chamamos a atenção são:

                * proprietários de empresas contábeis devem atuar como empresários e não como operários;

*o cálculo do valor do honorário deve tomar por base os custos e o valor percebido pelo cliente, e não apenas a concorrência;

*adoção do controle do tempo, indispensável à precificação;

*participar de treinamentos para gestores e não apenas os de execução de tarefas operacionais (DIRPJ, SPED, NFe etc.);

*adoção de softwares para a gestão dos clientes e colaboradores;

*valorizar-se, respeitando a classe e praticando preços com lucro justo;

*investir em marketing pessoal para melhorar a imagem profissional.

Um sonho sonhado coletivamente é mais fácil de tornar-se realidade.

Tags: sonho, metodologia, divulgação, valorização, empresário contábil, precificar, sonho

Empresário contábil: aumente o faturamento com a prestação de serviços acessórios

Aumentar o faturamento com lucratividade é a meta de todo empresário. Muitas vezes se busca o crescimento com a ampliação de clientes e esquece-se de ofertar novos serviços aos que já fazem parte da carteira.

A prestação dos serviços contábeis deve ser precedida do contrato. Assim também determina a resolução nº 987/2003 do Conselho Federal de Contabilidade (CFC). Neste pacto todas as regras que regerão o relacionamento comercial devem ser claramente relatadas e aqui quero destacar a importância da descrição detalhada dos serviços que compõe o honorário pré-estabelecido. Quando se oferta serviços a um prospect deve ficar claro aqueles que serão executados, sem que haja a cobrança adicional. No momento da assinatura do contrato é fundamental incentivar ao cliente para lê-lo integralmente, para que fique incontestável e transparente os serviços pactuados.

Algumas empresas contábeis cobram acessoriamente serviços que já não podem mais ser assim designados e gera objeções por parte do cliente, pois o honorário apresenta distorções significativas de um mês para o outro. Fica a sugestão para incluir no honorário fixo o valor dos serviços para cumprir as obrigações da DCTF, DACON, IRPJ, RAIS e DFC. Esta prática fará com que o cliente tenha doze parcelas anuais fixas, tornando-o mais satisfeito. Calcule o valor para desempenhar estas obrigações, divida por doze e proponha ao cliente para adicionar ao honorário. O mesmo procedimento poderá ser feito com a cobrança do 13º honorário.

As empresas do mundo inteiro desejam maximizar o faturamento e para isto buscam atender outras necessidades do cliente, além das mercadorias e serviços que tradicionalmente oferta. Podemos citar a título de exemplo os postos de combustíveis que além de vender o combustível, serviços de borracharia, troca de óleo e acessórios para os veículos, agora dispõem da loja de conveniência. As farmácias aumentam expressivamente o faturamento com tantas mercadorias além do tradicional remédio. Os supermercados distribuem ao longo dos corredores, inclusive no caixa, uma infinidade de mercadorias que poderão a atender mais necessidades do cliente.

As empresas prestadoras de serviços de contabilidade devem se preparar e oferecer outros serviços com o objetivo de prover melhor o seu cliente e naturalmente maximizar o faturamento da empresa. Estes serviços são batizados de acessórios, ou seja, aqueles que não fazem parte do contrato, mas que a empresa contábil está preparada para executar com eficiência. Ao final deste artigo apresento uma relação com alguns serviços que poderão incrementar o faturamento.

Certamente todas as empresas de contabilidade já executam os serviços acessórios, porém nem todas sabem como fazer para cobrar, especialmente devido ao medo de perder o cliente. Com esta prática a rentabilidade cai, pois necessita de mão de obra para a realização das tarefas. Experimente calcular quanto tempo foi consumido num mês para realizar tarefas acessórias e que não estão sendo cobradas.

Quando o cliente solicitar um serviço acessório ou você ofertar, sempre informe que contrato não ampara, porem está preparado para oferecer e informe o valor. Naturalmente o cliente sempre deseja pagar o menor valor possível. Veja como exemplo que quando vamos ao açougue comprar 5 kg de alcatra e pedirmos adicionalmente 500g de linguicinha, certamente será cobrado. Deveria ser diferente em uma empresa prestadora de serviços de contabilidade?

Segue a relação com alguns serviços que toda empresa de contabilidade pode oferecer e desta forma maximizar o faturamento, a lucratividade e ainda satisfazer o cliente:

                Projetos financeiros;

                Análise de viabilidade de um novo negócio;

                Constituição e alteração de sociedades;

                Emissão de certidões;

                Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos (Decore);

                Recalculo de tributos;

                Retrabalho devido a erro de informação for do cliente;

                Parcelamento de tributos;

                Consultoria;

                Acompanhamento para homologação da rescisão do contrato de trabalho;

                Elaboração de contratos;

                Preparação de documentos para a participação em licitações;

                Preenchimento de cadastros para instituições financeiras e fornecedores;

                Acompanhar e levantar informações para auditorias e consultorias de clientes;

                Acompanhar procedimentos de fiscalização;

                Calcular o lucro imobiliário para o recolhimento do imposto;

                Treinamentos e cursos para funcionários do cliente;

                Acompanhar o cliente em reuniões com o advogado, fiscal etc.;

                Cadastro Específico do INSS (CEI) para construção civil;

                Pedido de restituição de tributos pagos indevidamente;

                Atualização cadastral junto ao Serasa;

                Preenchimento de relatórios a pedido do IBGE (PAC, PAIC, PAS, PIA etc.).

               

Não basta prestar outros serviços que não integram o contrato, mas é necessário cobrar. Antes de executar informe que você poderá prestar o serviço e o valor.

Tags: assessório, honorário, serviços, contabilidade

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

12/05/2013

A tecnologia a serviço do empresário eficaz

Muitas tecnologias que proporcionam alto rendimento no dia a dia das empresas de contabilidade continuam sendo subutilizadas, mas o empresário habilidoso investe tempo para conhecê-las.

A constante evolução tecnológica, especialmente das últimas décadas, tem trazido grandes mudanças que impactam nossas vidas. Algumas delas certamente são pouco benéficas para o aprimoramento do relacionamento humano, que às vezes torna-se frio. No entanto, sabemos que toda inovação pode ter dois lados, positivo e negativo. O pai da aviação Alberto Santos Dumont criou o avião para proporcionar conforto e rapidez nos deslocamentos, mas o mesmo foi utilizado também para matar pessoas.

A Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) é o conjunto dos recursos tecnológicos que interferem e mediam os processos de informações e comunicações dos seres. A sua adoção para realizar tarefas poderá trazer grandes benefícios, dentre os quais destacamos a velocidade, que gera redução do tempo aplicado nas tarefas e, consequentemente, redução dos custos, possibilitando a oferta de serviços a preços mais baixos com aumento da lucratividade.

O empresário contábil, muitas vezes assoberbado com tarefas operacionais, deve ocupar-se da identificação de meios tecnológicos que irão favorecer a sua empresa na execução dos serviços com padrões de qualidade e agilidade. Participar de eventos, destinar tempo para conhecer novos softwares e envolver-se em cursos para aumentar as habilidades tecnológicas são atitudes que fatalmente irão reverter em mais lucro do que executar serviços que podem ser delegados para colaboradores capacitados.

Nesta semana observei um colaborador preocupado com uma tarefa solicitada por um cliente. O administrador de uma empresa com 30 funcionários solicitou que mensalmente seja feita uma simulação da rescisão contratual de todos os colaboradores, inclusive com o aviso-prévio indenizado e a multa do FGTS, tarefa que estava consumindo quatro horas semanais. Sentei com ele e procurei entender a necessidade do cliente. Descobrimos que a simulação continuará sendo feita nos próximos seis meses e que o nível de precisão pode variar até 10%, para mais ou para menos. Juntos, desenvolvemos uma planilha eletrônica que consumiu 15 minutos e mais 30 minutos para o preenchimento. A partir de agora, a previsão para o cliente será feita em cinco minutos.

O investimento em novas tecnologias não é barato, mas se confrontado com o tempo gasto para realizar a mesma tarefa com a adoção de ferramentas ultrapassadas, o custo benefício da maioria das novas tecnologias é recompensador. Não espere todos os seus concorrentes passarem a utilizar as novas tecnologias para começar, pois poderá ser tarde demais.

Treine seus colaboradores para pensar cada vez mais, especialmente para encontrar problemas. Sim, isto mesmo. Encontrar problemas é importante para revelar rotinas defeituosas ou que necessitam de muito esforço para serem cumpridas. Encontrado o problema é a vez de pensar e identificar uma estratégia que elimine o esforço exagerado aplicado na tarefa. A estratégia normalmente é encontrada com a adoção das diversas novas tecnologias disponíveis no mercado e que talvez você ainda não conheça.

A TIC não é um fim, mas um meio para modernizar o relacionamento e diminuir o tempo de resposta aos clientes. Lembre-se que estamos vivendo a era digital e as empresas contábeis necessitam ser competitivas para sobreviverem.

Tags: tecnologia, TIC, digital, tempo, contabilidade, software

Estratégia bem feita poupa esforços desnecessários e otimiza o tempo

O esforço é um ingrediente para a execução de uma tarefa, mas a estratégia utilizada poderá reduzi-lo significativamente, facilitando a conquista do sucesso, inclusive financeiro.

A importância do tempo em nossa vida é o tema que mais me agrada falar e escrever, o que naturalmente inclui o tempo aplicado no trabalho, muitas vezes mal aproveitado e motivo de estresses desnecessários que podem até desencadear a depressão.

Nesta semana participei de uma excelente palestra com a filósofa Dulce Magalhães, que me trouxe mais subsídios para melhor enxergar o mundo e aproveitar mais a vida, e desejo compartilhá-los com você. Segundo a filósofa, “a vida é feita de dois pontos ligados por uma ponte: o nascimento e a morte.”

O tempo para atravessar uma ponte é muito curto, então é necessário aproveitarmos da melhor forma possível e não nos distrairmos, permitindo que o tempo passe sem que tenhamos feito coisas que consideramos importantes.

Diariamente investimos entre 8 e 12 horas no trabalho e muitas vezes vamos para casa com a sensação de que fizemos pouco. Então levamos serviços para concluir antes de dormir. Será que podemos chamar a isto de investimento do tempo?

Em sua palestra, Dulce Magalhães disse que “estratégia é fazer mais com menos”, mais tarefas com menos tempo. Ou seja, sermos mais produtivos. Claro que ser mais produtivo não significa se matar de trabalhar, pois quem assim procede normalmente não teve boa instrução e ganha pouco mais que o salário mínimo.

O gestor de uma empresa, e aqui quero destacar o gestor de uma empresa de contabilidade, deve ser um estrategista. Na guerra, este papel costuma ser assumido pelo general, e segundo Carl Von Clausewits, o pai do estudo moderno da estratégia, estratégia é o “o emprego de batalhas para obter o fim da guerra.”

Qual é a guerra que um gestor de empresa contábil enfrenta? Em nosso trabalho, a principal delas é obter sucesso financeiro para proporcionar condições de vida melhores para nós e para as pessoas das quais gostamos. O sucesso financeiro vem com a oferta de serviços com qualidade aos clientes. Serviço com qualidade é aquele que atende as expectativas do cliente e proporciona retorno financeiro satisfatório para quem o presta.

A batalha do nosso dia a dia é saber se estamos caminhando para o fim da guerra, ou seja, para conquistar os objetivos traçados. Isso é possível com a implantação de pesquisa de satisfação do cliente, introdução de controles das tarefas para medir a eficiência do tempo aplicado e precificar adequadamente os materiais e tempo investidos.

Já no século VII antes da Era Cristã, o filósofo Lao Tsé (640) afirmava que “saber e não fazer, ainda não é saber.”

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

28/04/2013

Tags: tempo, estratégia, sucesso, qualidade, eficiência, precificar

Crises no mercado e na motivação podem alavancar negócios?

Como está o mercado? Qual é um bom ramo de atividade no qual investir? Ouço essas perguntas com frequência, e muitos questionadores ainda estão em busca de respostas.

Mercado é onde se encontram os consumidores dos produtos e serviços de uma empresa e/ou marca e é regido pela lei da oferta e da procura. A competência certamente é o fator preponderante na sua exploração, mesmo quando há normas rígidas e necessidade de grande investimento de recursos financeiros. Ser grande ou pequeno, mais ou menos competitivo, saturado ou com grande potencial de investimento vai depender do ramo de atividade que se deseja explorar.

A crise que assola o mundo neste início do século 21, primeiro em 2008 nos Estados Unidos com a bolha financeira e agora na Europa, tem desaquecido o mercado e levado à drástica redução do consumo, fazendo com que empresas experimentem quedas no faturamento e balanços com prejuízo.

Essa situação é real para muitos empresários. Mas outros “estão rindo à toa”, como é o caso do jovem empresário Mark Zuckerberg do Facebook, e Márcio Kumruian, da Netshoes, que veem os mercados onde atuam crescendo dia após dia.

As crises geram oportunidades, isto todos nos sabemos, mas nem sempre agimos com esta convicção. Observamos empresários que gastam muito tempo lamentando as dificuldades quando poderiam dedicar-se ao estudo do mercado para buscar novas oportunidades e transformar seus negócios. Transformar não exige, necessariamente, trocar de mercado de atuação ou o ramo de atividade, mas apenas a forma de atuar.

Qualquer negócio de sucesso tem a motivação como fator preponderante, pois quando o desânimo assola uma pessoa ou uma empresa, as dificuldades se tornarão maiores e a resistência, menor. A combinação das dificuldades com a resistência é que definirá o resultado final da sua empresa.

Outro ponto importante é estudar o mercado para conhecê-lo profundamente, impedindo que experiências negativas tomem conta da sua motivação. Devemos nos espelhar nas experiências de sucesso para “oxigenar” as pessoas que nos rodeiam e fazem parte da nossa empresa. Com o espírito animado fica mais fácil enfrentar desafios na conquista de novas fatias do acirrado mercado. “O mais importante é prever para onde os clientes estão indo e chegar lá primeiro”, ensina Kotler.

As crises econômicas e financeiras existem e continuarão a existir, mas não precisam atingir negativamente o seu negócio. Tenho a plena convicção de que podem servir para alavancar sua empresa, marca, produto ou serviço.

Ensei Uejo Neto, num comentário para o portal CaféPoint, resume com muita competência como é possível a sobrevivência no mercado.  Segundo ele, “com o domínio do negócio e profundo conhecimento de seu produto, num movimento coordenado, todos da cadeia produtiva certamente alcançarão bons resultados, pois nenhum de seu elo sobrevive isoladamente.”

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

Tags: mercado, crise, oportunidade, investimento, negócio, crescimento

O controle do tempo dos colaboradores pode maximizar o lucro da empresa?

Conhecer o maior gasto da empresa e implantar controles para maximizar a eficiência é uma das regras no mundo dos negócios. Nas empresas contábeis, o maior custo é a mão de obra. É possível controlá-la com eficiência?

A sobrevivência das pequenas empresas no Brasil cresceu significativamente nos últimos anos. O estudo “Taxas de sobrevivência das empresas no Brasil” realizado pelo Sebrae em outubro de 2011 apontou que 73,1% das empresas que nasceram em 2006 permanecem em atividade. Quem acompanha estes números há mais de 10 anos sabe que houve crescimento exponencial. Pesquisas efetuadas pela mesma entidade apontavam que, após três anos do nascimento, cerca de 65% das empresas permaneciam vivas.

Luiz Barreto, presidente do Sebrae, disse que “a chave do sucesso está no planejamento, no acompanhamento, nas oportunidades de cada momento, e, principalmente, na inovação.”

O acompanhamento é o fator que considero o maior responsável pelo sucesso de qualquer organização. A falta do monitoramento torna impossível aproveitar as oportunidades com segurança, visto que o administrador desconhece a capacidade real da empresa para aproveitar a oportunidade que bate à porta. A falta de acompanhamento periódico também dificulta inovar o produto ou a gestão, justamente pela falta de informações.

O acompanhamento deve ser amplo e passar por todos os departamentos da empresa, como o desenvolvimento do produto, a produção, as finanças e o comercial. Acompanhar não significa “olhar por alto”, “saber aproximadamente” ou “ter uma noção”, mas possuir controles precisos de todas as operações, especialmente as principais, que permitam fazer comparativo permanente com períodos diferentes e, sempre que possível, com outras empresas do mesmo ramo.

É preciso analisar diariamente as informações de quantidade e qualidade da produção, produtos entregues aos clientes, reclamações, fluxo do caixa, rentabilidade geral e por produto, formação dos custos e do preço de venda dos produtos, mercadorias ou serviços, entre tantos outros itens indispensáveis para a boa gestão da empresa que deseja perpetuar.

O controle deve sempre começar pelos valores mais expressivos. Por exemplo: o monitoramento dos gastos de uma empresa de serviços de contabilidade aponta para a mão de obra como o custo mais significativo, normalmente variando entre 40% e 60% do faturamento. Sendo assim, é inócuo começar pelo controle do consumo de água, energia elétrica ou ainda pelo cafezinho, pois o resultado final no balancete será irrelevante. O foco inicial deve ser a implantação do controle que permita observar as tarefas realizadas pelos colaboradores. Identificar os trabalhos que podem e devem ser aperfeiçoados para consumir menor tempo provavelmente trará considerável aumento na rentabilidade.

Observo que a classe empresarial contábil despertou para a necessidade de controlar o tempo em suas atividades e algumas empresas desenvolvedoras de softwares já disponibilizam ferramentas que auxiliam o empresário da contabilidade nesta missão.

Sair na frente com o controle do tempo aplicado em sua empresa pode ser uma estratégia que oportuniza a redução dos custos e consequente maximização da lucratividade, desejo de todo empresário.

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

Tags: controle, tempo, gestão, sucesso, contabilidade, eficiência

2013: Ano da Contabilidade no Brasil – Precisamos que dê certo!

Conquistar o reconhecimento da sociedade é uma luta antiga da classe contábil. O ano de 2013 poderá ser a data que ficará registrada como o primeiro passo na direção certa.

O profissional qualificado para cuidar dos aspectos quantitativos e qualitativos do patrimônio das empresas e que registra todos os atos e fatos de natureza econômico-financeira é aquele que se graduou em contabilidade e se atualiza permanentemente. De forma mais simplificada podemos dizer que o contador é o profissional com habilidades para fazer todos os registros possíveis a fim de gerar relatórios que proporcionem condições para a boa gestão de qualquer empresa. É, portanto, o profissional preparado.

No entanto, a comunidade em geral e, mais precisamente, os usuários dos serviços de contabilidade enxergam este profissional de forma deturpada, imaginando ser aquele que dá um jeitinho para realizar os trabalhos e que, por isso mesmo, qualquer valor cobrado é considerado um exagero.

O Brasil tem 484.567 contadores e 81.302 empresários contábeis, de acordo com dados do Conselho Federal de Contabilidade (CFC), contingente homenageado em três datas anuais. Vejamos: 12 de janeiro, dia do Empresário Contábil; 25 de abril, dia do Contabilista e 22 de setembro, dia do Contador. Quando muito, essas datas são lembradas unicamente pelos próprios profissionais e parecem não ter contribuído para despertar o reconhecimento ao profissional por parte dos clientes.

Certamente o principal motivo da falta do reconhecimento do valor do contador pela sociedade em geral é a falta da autovalorização. Ou seja, alguns contadores consideram a profissão pouco relevante, além de acreditar que os serviços podem ser feitos de qualquer forma. Essa postura impede a riqueza das informações geradas e finda na cobrança com preços ínfimos. Muitos empresários contábeis têm leiloado honorários para prestar os serviços, atitude que, obviamente, o impossibilita de fazer o trabalho com qualidade.

Preocupado com a desvalorização da classe contábil, o CFC lançou, em sessão solene no Congresso Nacional em 18 de março, a campanha “2013:  Ano da Contabilidade no Brasil”, que tem por objetivo, nas palavras do presidente Juarez Domingues Carneiro, tornar positiva a imagem da contabilidade. “...faremos várias ações para mobilizar a sociedade sobre a importância da profissão, bem como valorizar os profissionais de contabilidade”, afirmou Carneiro.

No Congresso Nacional, muitos fizeram uso da palavra e enalteceram a categoria, mas destaco a fala do senador Luiz Henrique da Silveira, ao dizer que “a contabilidade é a ciência que organiza o mundo... As empresas bem-sucedidas são aquelas que se orientam rigidamente pela sua contabilidade.”

No portal do CFC é possível conhecer as justificativas e os objetivos traçados para que em 2013 o contador conquiste o tão esperado reconhecimento. Lembro que o primeiro trimestre já se passou e é necessário que ações concretas sejam iniciadas rapidamente para que no próximo Natal a categoria comemore essa importante conquista, e com mais dinheiro no bolso.

Conclamo os colegas a contribuir com sugestões de ações e participação nos eventos. Desde já proponho as seguintes ações que podem ser implementadas com a união de todas as instituições representantes da classe contábil: propagandas esclarecedoras nos meios de comunicação, especialmente nos de maior influência nacional; participação, em novela global, de um ator de destaque que represente o personagem de um profissional da contabilidade íntegro e bem sucedido; e palestras em eventos empresariais (não contábeis), que destaquem a importância de contratar um profissional qualificado.

Tags: contador, valorização, CFC, CRC

O oba, oba das leis – legisladores deveriam submeter-se ao “bafômetro” antes da votação

Quem sabe a cobrança de maior responsabilidade e mais comprometimento por parte dos legisladores quando apresentam projetos de lei e participam das votações consiga impedir contradições legais tão explícitas como as que hoje povoam o ordenamento jurídico brasileiro.

A cultura festiva dos brasileiros sempre foi acompanhada de muito álcool. Em qualquer situação a cerveja, a caipirinha, o coquetel ou o vinho estimulam a alegria e a descontração. A ingestão de bebidas alcoólicas é frequente após o futebol, o trabalho e a universidade, sem falar nas baladas e nas merecidas férias.

Se ninguém tem dúvidas de que a bebida alcoólica contribui para animar a festa, todos também já se conscientizaram de que ela é a responsável por grande parcela dos acidentes no trânsito. Segundo pesquisa da Fundação Oswaldo Cruz (Fiocruz) em parceria com o hospital Miguel Couto, do Rio de Janeiro, representa ao menos 30% das vítimas de acidentes de carro que deram entrada no hospital tinhas bebido ou se drogado.

O advento da “Lei Seca” e as recentes alterações na fiscalização das leis de trânsito que originaram o programa “Tolerância Zero” criaram expectativa de redução dos acidentes de trânsito. Estas medidas são importantes e necessárias para respeitar o direito das pessoas à vida, mas é preciso punir e responsabilizar a pessoa certa. Em se tratando de bebida alcoólica e trânsito, quem deve ser responsabilizado em caso de acidente? O motorista bêbado ou o dono do bar ou restaurante que vendeu a bebida?

Vejamos como exemplo o Código Civil Brasileiro que destinou 19 artigos para disciplinar a relação dos contabilistas com os clientes, sociedade e órgãos fiscalizadores. O exagero do legislador transformou o contador em responsável solidário, obrigando este profissional a buscar formas de atendimento para evitar surpresas negativas. O contrato de serviço deve ser bem redigido,  contratar de seguro de responsabilidade civil, exigir declarações assinadas pelo cliente quando houver dúvidas sobre uma prática comercial etc.

A reflexão que proponho aos proprietários de bares e restaurantes e, indiretamente, aos nossos representantes institucionais é: até onde vai a responsabilidade do vendedor de bebida alcoólica para o consumidor final? Em caso de acidente, se ficar comprovado que o cliente consumiu álcool em determinado lugar, esse proprietário poderá ser responsabilizado solidariamente, a exemplo do que ocorre com o contabilista em sua área de atuação?

Será que agora chegou a vez dos proprietários de bares e restaurantes tomarem certos cuidados, como, por exemplo, solicitar a seus clientes que assinem declaração de responsabilidade antes de começar a beber?

A adoção do “bafômetro” para detectar o nível de lucidez dos legisladores poderá contribuir significativamente para reduzir o exagero de leis e torná-las mais claras e práticas, além de evitar injustiças como a protagonizada no decorrer das investigações sobre os crimes praticados por Carlinhos Cachoeira. Enquanto este, então o verdadeiro infrator, curtia lua de mel, seu contador estava preso.

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado".

Tags: bafômetro, lei, álcool, contador, bar, restaurante

Qual será a função do contador no futuro próximo?

Resumo: Com o advento dos Sped's, o serviço do contador deixará de existir, pelo menos na crença de alguns empresários. Outros estão ansiosos pela liberação deste profissional qualificado para retomar, com  mais tempo,  o auxílio aos clientes na gestão das empresas.

Assim como os animais, o homem caçava para saciar a fome. Depois descobriu que a utilização de ferramentas tornava a tarefa mais fácil e passou a empregar pedaços de pau, pedra cortante, flechas e armadilhas para capturar as presas. Com a descoberta do fogo pôde se aquecer e preparar alimentos com mais sabor. Aos poucos, outras armas tornaram a caça ainda mais fácil. Hoje em dia, com a agricultura, o alimento ganha em qualidade e abundância.

Graças à inteligência desenvolvida no transcorrer de milhares de anos, a vida humana ganhou em conforto, mas algumas atividades parecem estar ameaçadas. Vejamos alguns exemplos:

    *os táxis deixarão de existir, pois a invenção de Henry Ford alcançou níveis tão baratos que atualmente qualquer pessoa tem seu próprio veículo;

    *o cinema acabará, pois a televisão trouxe o filme para dentro de casa, que pode ser visto no momento em que as pessoas desejarem;

    *as viagens serão reduzidas, pois o custo baixíssimo do telefone, especialmente celular, aproximará as pessoas, dispensando o deslocamento;

    *os Correios não terão mais serviços, pois toda a comunicação será substituída pela internet;

    *as empresas que produzem jornais e revistas desaparecerão sem que seja preciso dizer o motivo.

A mesma coisa acontece com os escritórios de contabilidade, pois os livros serão substituídos por arquivos digitais; as guias datilografadas não mais existem; as máquinas de escrever e de somar só se encontram em museu; muitos nem se lembram mais que era necessário entregar uma via da nota fiscal na Receita Estadual. E agora, com o Sped, o que restará para ser feito?

Nunca houve tanto táxi nas ruas como na atualidade e ainda enfrentamos fila quando precisamos de um. Todos os anos são inaugurados novos shoppings com diversas salas de cinemas. O número de viagens a passeio ou a trabalho cresce assustadoramente. A internet se expande a passos largos, da mesma forma que as encomendas enviadas pelos Correios. Atualmente, o número de jornais e revistas é incontável.

A contabilidade foi inventada para auxiliar os empresários a melhor gerir os seus negócios e os governos, sedentos de arrecadar cada vez mais tributos, observou que esta ferramenta é importante para atingir seus objetivos e exigiu muitas informações, sugando parcela significativa dos contadores pagos pelos próprios contribuintes.

Agora, informações intimamente relacionadas registradas pelo contribuinte levarão ao cruzamento digital. Este projeto, que está caminhando aceleradamente, foi batizado de Sped (fiscal, contribuições, contábil etc.)

Por meio dele, alguns serviços repetitivos tendem a ser eliminados e o contador poderá retornar os trabalhos para os quais tanto se preparou: fazer a contabilidade, folha de pagamento, administração do ativo fixo, projetos para buscar recursos financeiros, análise dos resultados mensais, assessoria e consultorias, análise tributária etc.

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro "Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado"

Tags: evolução, escritório, contabilidade, Sped

O valor do tempo na vida pessoal e profissional

A vida terrena é limitada pelo tempo, nem sempre usado de maneira adequada para atingir os objetivos traçados.  Empresas que não valorizam o controle do tempo são fortes candidatas a compor as estatísticas de mortalidade precoce.

De acordo com pesquisas divulgadas pelo IBGE em novembro de 2012, a expectativa de vida do brasileiro é de 74 anos e 29 dias. A brasileira vive um pouco mais, 77,7 anos. Os jovens dirão que é muito tempo, mas os mais maduros certamente afirmam que 74 anos é apenas um sopro, pois o tempo passa rapidamente.

A pessoa que gosta muito de trabalhar e inicia a vida profissional aos 16 anos, parando somente aos 70, dedicando 10 horas diárias durante seis dias da semana e descansando 30 dias anuais às merecidas férias trabalhará aproximadamente 160 mil horas.  Já aqueles que se aposentam com 35 anos de trabalho, depois de dedicarem 44 horas por semana e considerando algumas faltas por diversos motivos terão trabalhado 67 mil horas.

O empresário contábil certamente está na categoria que consome no trabalho cerca de 160 mil horas de sua vida, tempo que não é tão longo para uma vida inteira. Percebemos claramente que o TEMPO é finito e tudo o que desejamos fazer depende dele.

Daí surge a preocupação: será que estou aproveitando o tempo de forma eficiente?

De acordo com informações publicadas pelo Sebrae em 2011, 440 mil empresas são constituídas anualmente. No primeiro ano 27% encerram as atividades e após 3 anos sobrevivem apenas 52%. Quanto tempo e dinheiro são desperdiçados? A falta de controle do tempo nas empresas pode causar perdas consideráveis, incluindo a impossibilidade de executar todas as tarefas necessárias e exigidas pelos clientes.

Segundo a legislação trabalhista, um colaborador trabalha em média 220 horas mensais, mas é só deduzir o descanso semanal remunerado para verificar que esse número não passa de 190. Continue a conta e deduza férias, feriados, faltas abonadas, treinamentos, reuniões, lanches etc. e constate que o colaborador não trabalha mais do que 150 horas por mês. Quantas dessas horas estarão disponíveis para a venda aos clientes? Conheço empresas que possuem um rigoroso controle e a apuração dessas horas não passa de 120/mês. Se o tempo é tão importante, por qual motivo um empresário deixa de fazer o acompanhamento?

“A falta de tempo é a desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos”, já disse Albert Einstein. A Comissão de Precificação dos Serviços Contábeis (Copsec) do Sescap/PR desenvolveu a metodologia para a precificação dos serviços de contabilidade com base no tempo e disponibilizou, por um valor irrisório, a ferramenta “PC Contábil”. Hoje o empresário contábil não pode reclamar da falta de métodos para iniciar um trabalho que valorize o seu tempo e dos seus colaboradores.

Gilmar Duarte da Silva é empresário contábil, palestrante e autor do livro “Honorários contábeis. Uma solução baseada no estudo do tempo aplicado”.

Tags: mortalidade, vida, tempo, horas trabalhada.